Zo organiseer je een navigatieworkshop

Begin met het routegebied en de locatie, niet met de boodschappen. Controleer of de route geschikt is, werk navigatieopdrachten en controlepunten uit en leg daarna pas de deelnemersinformatie vast. Plan ruimte voor een duidelijke veiligheidsinstructie, een infopunt en een praktische startopstelling met werktafels. De meeste vertraging ontstaat doordat routekaarten, markeringsmateriaal of de deelnemerslijst pas op de dag zelf worden voorbereid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Routegebied controleren
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Weersvoorspelling controleren
9
Routekaarten voorbereiden
2 personen
10
Navigatieopdrachten uitwerken
2 personen
11
Controlepunten markeren
2 personen
12
Kompasuitrusting controleren
13
Materialen sorteren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Paklijst controleren
17
Werktafels klaarzetten
2 personen
18
Partytenten opbouwen
3 personen
19
Infopunt inrichten
2 personen
20
Routeposten plaatsen
3 personen
21
Koffie en thee bereiden
2 personen
22
Snacks klaarzetten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
26
Kaartlezen uitleggen
2 personen
27
Kompasgebruik demonstreren
2 personen
28
Oefenroute begeleiden
4 personen
29
Controlepunten bemensen
4 personen
30
Dranken bijvullen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Warme maaltijd serveren
3 personen
33
Avondoriëntatie uitleggen
2 personen
34
Avondroute begeleiden
4 personen
35
Deelnemers terugmelden
2 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
3 personen
37
Routeposten verwijderen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Terrein schoonmaken
3 personen
41
Partytenten afbreken
3 personen
42
Materialen droog opbergen
2 personen
43
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
44
Locatie netjes opleveren
2 personen
45
Aanwezigheidsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 6
Opbergkrattenaantal 8

Apparatuur

Kompasaantal 20
Zaklampenaantal 20
Powerbanksaantal 6
Kooktoestellenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Navigatiemateriaal

Topografische kaartenaantal 12
Routekaarthoudersaantal 20
Potlodenaantal 30
Gumaantal 20
Linialenaantal 20
Gradebogenaantal 10
Routeboekjesaantal 20
Waterdichte maphoezenaantal 20
Markeringslintaantal 6
Reflecterende routepijlenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Fluitjesaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 8
Nooddekensaantal 6

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Pannenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Drinkbekersaantal 30

Catering

Waterkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Sponzenaantal 6
Handveger en blikaantal 2

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer het routegebied vroeg. Zo weet je vooraf of er ruimte is voor werktafels, partytenten, routeposten en een veilige start.
Open de aanmeldingen met een duidelijke sluitingsdatum. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat koffie, thee en snacks niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Werk routekaarten, routeboekjes en navigatieopdrachten per deelnemer of team uit. Controleer ook of waterdichte maphoezen, potloden, linialen en kompassen compleet zijn voordat je het materiaal sorteert.
Plan de veiligheidsinstructie vóór de start van de route en geef deelnemers een vast infopunt. Leg daar ook de deelnemerslijst, veiligheidsinformatie en eventueel fluitjes, veiligheidshesjes en zaklampen klaar.
Controleer de weersvoorspelling kort voor de workshop en pas de opstelling daarop aan. Bouw partytenten op tijd op, bescherm kaarten tegen regen en test verlengkabels, stekkerdozen en verlichting voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een navigatieworkshop?: Reserveer de locatie en controleer het routegebied bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop, zodat je materiaal en deelnemersinformatie kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een navigatieworkshop op te bouwen?: Reken op 2 tot 3 uur voor partytenten, klaptafels, het infopunt, routeposten en het sorteren van materiaal. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor een laatste controle van kaarten, kompassen, veiligheidsmiddelen en de deelnemerslijst.
Wat moet je de deelnemers voor een navigatieworkshop sturen?: Stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf de locatie, starttijd, route-informatie, praktische instructies en een paklijst. Vermeld ook wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn voor registratie en de veiligheidsinstructie.
Hoeveel routekaarten heb je nodig voor een navigatieworkshop?: Voorzie minimaal 1 routekaart per deelnemer of team, plus 10 procent reserve. Maak ook extra routeboekjes en reserve-exemplaren van opdrachten, omdat kaarten kunnen beschadigen of kwijtraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.