Checklist nationaal kampioenschap wielrennen organiseren

Een nationaal kampioenschap wielrennen vraagt om een strakke planning van parcours tot prijsuitreiking. Begin met het wedstrijdformat, de kalender en vergunningen voordat je locaties, officials en medische dekking vastlegt. Daarna volgen verkeersplan, timing, deelnemersadministratie en publieksinformatie. Reserveer materiaal zoals tijdwaarneming, portofoons, startnummers, routeborden en stroomvoorziening ruim vooraf. Gebruik deze checklist om 77 taken in de juiste volgorde af te werken en niets op de wedstrijddag te moeten improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
Wedstrijdkalender controleren
2 personen
Vergunningaanvraag indienen
2 personen
Parcours voorlopig uitzetten
4 personen
Parcoursinspectie uitvoeren
4 personen
Verkeersplan opstellen
3 personen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
Medische dekking reserveren
2 personen
Timing en uitslag reserveren
2 personen
Finishlocatie reserveren
2 personen
Jury en officials uitnodigen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
3 personen
Publieksinformatie publiceren
2 personen
Sponsoren bevestigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
3 personen
Licenties controleren
3 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Medailles en bekers bestellen
2 personen
Startnummers bestellen
2 personen
Routeborden laten drukken
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefingdocument maken
2 personen
Parkeerzones markeren
3 personen
Routeborden controleren
2 personen
Startlijst publiceren
2 personen
Weersverwachting controleren
2 personen
Materiaal ophalen
4 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Routeborden klaarzetten
3 personen
Parcours nalopen
5 personen
Verkeersborden plaatsen
6 personen
Afzettingen opbouwen
8 personen
Start- en finishboog plaatsen
5 personen
Podium opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Tent en catering inrichten
5 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Timingapparatuur testen
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Briefing vrijwilligers geven
4 personen
Jurybriefing geven
3 personen

Event

Renners aanmelden
6 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Renners naar start begeleiden
4 personen
Openingsceremonie begeleiden
4 personen
Wedstrijdstart begeleiden
6 personen
Parcoursposten bemannen
24 personen
Ronde- en tijdinformatie omroepen
2 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Dranken serveren
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Finishregistratie uitvoeren
5 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
5 personen
Persmoment begeleiden
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
8 personen

Nazorg

Parcoursafzettingen verwijderen
8 personen
Verkeersborden verwijderen
6 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Catering opruimen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Materiaal inventariseren
3 personen
Gehuurd materiaal retourneren
4 personen
Uitslag en foto's publiceren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
2 personen
Borgmateriaal terugbrengen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 20
Podiumdelenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 300
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12
Koffiepottenaantal 6
Thermoskannenaantal 10

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Stroomaggregatenaantal 2
Koelboxenaantal 10
Tijdwaarnemingsset
Laptopaantal 3
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 24

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Reserve startnummersaantal 50
Stuurbordjesaantal 20
Rondebordenaantal 6
Finishlintaantal 2
Medaillesaantal 30
Prijzenbekersaantal 12
Reservefietsenaantal 2
Reservewielenaantal 6
Fietspompenaantal 6
Gereedschapssetsaantal 4
Fietsstandaardsaantal 20
Bidonkrattenaantal 12

Verkeersmateriaal

Dranghekkenaantal 180
Verkeerskegelsaantal 120
Routepijlenaantal 80
Waarschuwingsbordenaantal 40
Parkeerbordenaantal 20
Afzetlintaantal 20
Verkeersvestenaantal 35
Stopbordenaantal 24

EHBO

EHBO-koffersaantal 6
AEDaantal 2
Brancardsaantal 2
Dekensaantal 10

Decoratie

Vlaggenaantal 30
Banierenaantal 12
Podiumachterwand
Sponsorbannersaantal 20
Tafelkledenaantal 18

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 4
Snijplankenaantal 8
Koksmesaantal 6
Koelkrattenaantal 8
Serveerbladenaantal 12

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Dien de vergunningaanvraag in voordat je het parcours definitief communiceert. Neem voor de verkeersmaatregelen ook het aantal verkeersregelaars, afzettingen en parkeerzones mee in het verkeersplan.
Reserveer medische dekking en timing zodra de wedstrijddatum en het format vaststaan. Controleer uiterlijk vier weken voor de start of jury, officials, tijdwaarnemingsset en uitslagverwerking bevestigd zijn.
Plan de deelnemersadministratie in twee momenten: eerst aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, daarna licenties controleren en startnummers uitdelen. Houd reserve startnummers apart voor wijzigingen op het laatste moment.
Maak één briefingdocument voor vrijwilligers, verkeersregelaars en portofoongebruikers. Zet daarin de meldpunten, wisseltijden, route-informatie en procedure bij een incident, zodat niet iedereen op de wedstrijddag dezelfde vraag hoeft te beantwoorden.
Test de finishlocatie minimaal één dag vooraf met geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptop, printers en stroomaggregaten. Controleer ook of podiumdelen, finishlint, rondeborden, afvalbakken en partytenten op de juiste plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nationaal kampioenschap wielrennen organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met wedstrijdformat, kalender, locatie en vergunningen. Reserveer medische dekking, timing, officials en catering zodra de datum vaststaat; plan de parcoursinspectie uiterlijk 8 weken voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik de vergunning voor een wielerwedstrijd aanvragen?: Dien de aanvraag minimaal 3 tot 6 maanden vooraf in, afhankelijk van gemeente en parcours. Voeg het verkeersplan, de route, verkeersregelaars en medische dekking toe, zodat ontbrekende informatie niet voor vertraging zorgt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de deelnemersadministratie?: Plan een sluitingsmoment voor aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de wedstrijd. Controleer daarna alle licenties, dieetwensen en startnummers en houd op de wedstrijddag reserve startnummers achter de hand.
Wanneer moet ik het parcours en de verkeersmaatregelen controleren?: Zet het parcours voorlopig uit zodra de vergunningaanvraag loopt en voer een inspectie uit 6 tot 8 weken vooraf. Doe daarnaast 1 tot 2 dagen voor de wedstrijd een laatste controle van routeborden, parkeerzones, afzettingen en doorgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.