Zo organiseer je een criterium zonder gaten in de planning

Een criterium organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het parcours, de wedstrijddatum en de vergunningen. Daarna leg je start en finish, jury, tijdwaarneming, EHBO en verkeersregelaars vast. Pas wanneer de inschrijvingen lopen, kun je vrijwilligers, materiaal en catering precies verdelen. De meeste problemen ontstaan doordat verkeersmaatregelen, omwonenden en reserveonderdelen te laat worden geregeld. Met onderstaande volgorde houd je controle over voorbereiding, deelnemers en wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcours en wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Vergunning voor wielerwedstrijd aanvragen
3
Verkeersplan en omleidingen indienen
2 personen
4
Verzekering voor evenement regelen
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Jury en tijdwaarneming reserveren
7
EHBO-bezetting reserveren
8
Verkeersregelaars vastleggen
2 personen
9
Omwonenden over parcours informeren
2 personen
10
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
11
Inschrijfformulier publiceren
12
Uitnodigingen naar verenigingen sturen
2 personen
13
Promotie op sociale media plaatsen
14
Sponsormaterialen en prijzen bestellen
2 personen
15
Baniers en routeborden laten drukken
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Deelnemerslijst controleren
2 personen
18
Dieetwensen van vrijwilligers verzamelen
19
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
20
Draaiboek en contactlijst afronden
2 personen
21
Weersverwachting en route controleren
2 personen
22
Startnummers en polsbandjes maken
3 personen
23
Catering en drankvoorraad bestellen
2 personen
24
Materiaal bij leveranciers ophalen
2 personen
25
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Route op verkeersrisico's nalopen
3 personen
28
Startnummers en documenten klaarleggen
2 personen
29
Koelboxen vullen en koelen
2 personen
30
Verkeersborden langs route plaatsen
4 personen
31
Hekken en dranghekken plaatsen
6 personen
32
Pionnen en afzetlint uitzetten
4 personen
33
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
34
Registratietafel en tent opbouwen
3 personen
35
Publiekstent en zitplaatsen opbouwen
4 personen
36
Jurytafel en tijdwaarneming installeren
3 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Stroomvoorziening en kabels beveiligen
2 personen
39
EHBO-tafel en materiaal klaarzetten
2 personen
40
Cateringbuffet en koffiepunt inrichten
3 personen
41
Versiering en sponsordoeken ophangen
3 personen
42
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen

Event

43
Verkeersregelaars naar posten sturen
2 personen
44
Deelnemers aanmelden
3 personen
45
Startnummers en transponders uitdelen
3 personen
46
Fietsen en veiligheidsuitrusting controleren
2 personen
47
Parcours voor de start vrijgeven
3 personen
48
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
49
Openingsronde begeleiden
4 personen
50
Wedstrijd rondes registreren
3 personen
51
Publiek en kruisingen beveiligen
10 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Commentaar en muziek verzorgen
2 personen
56
Tussenstanden publiceren
2 personen
57
Incidenten aan wedstrijdleiding melden
3 personen
58
Finish en uitslag vastleggen
4 personen
59
Winnaars naar podium begeleiden
2 personen
60
Prijzen en bloemen uitreiken
3 personen
61
Deelnemers en publiek informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

62
Hekken gecontroleerd afbreken
6 personen
63
Verkeersborden en pionnen verzamelen
4 personen
64
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
65
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
66
Overgebleven catering verpakken
2 personen
67
Afval en glas inzamelen
4 personen
68
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
69
Parcours op zwerfafval controleren
4 personen
70
Locatie schoon en leeg opleveren
4 personen
71
Huurmaterialen terugbrengen
2 personen
72
Uitslagen en foto's publiceren
2 personen
73
Prijswinnaars en deelnemers mailen
74
Facturen en bonnetjes verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 8
Jurytafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Dranghekkenaantal 80
Verkeerspionnenaantal 100
Afzetlintaantal 12
Startnummersaantal 150
Rugnummerhoudersaantal 150
Transpondersaantal 150
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Fietsstandaardsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 10
Onderhoudsolieaantal 3
Reservebidonsaantal 30

Apparatuur

Start-finishboog
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Verkeersmateriaal

Verkeersbordenaantal 30
Bordvoetenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10

Decoratie

Sponsordoekenaantal 12
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Snijmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Isolerende handschoenenaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
IJscompresaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Bezemsetsaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg parcours en wedstrijddatum eerst vast en dien de vergunning, het verkeersplan en de omleidingen ruim vóór de wedstrijddag in. Zonder goedgekeurde verkeersmaatregelen kun je de posten en routeafzetting niet definitief plannen.
Reserveer start- en finishlocatie, jury en tijdwaarneming vroeg. Plan daarnaast EHBO en verkeersregelaars per post; maak voor elke post een naam, telefoonnummer en meldtijd in het draaiboek.
Open de inschrijving pas nadat het deelnemersreglement klaar is. Controleer de deelnemerslijst meerdere keren en maak startnummers, rugnummerhouders en transponders vooraf per categorie gereed.
Maak een aparte materiaalcontrole voor fietsen en techniek. Controleer reservefietsen, fietspompen, gereedschapssets, reservebinnenbanden en bandenlichters uiterlijk de dag vóór het criterium, niet pas bij de opbouw.
Tel vrijwilligers, deelnemers en publiek mee bij catering en communicatie. Verzamel dieetwensen vooraf, test geluidsset en portofoons en wijs één persoon aan voor last-minute wijzigingen in weer, route of bezetting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een criterium organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 6 maanden vooraf met parcours, datum, vergunning en locatie. Plan de inschrijving en vrijwilligersindeling daarna in blokken van 4 tot 8 weken, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
Wanneer moet je een vergunning voor een criterium aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra parcours en wedstrijddatum vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden voor de wedstrijd. Het verkeersplan en de omleidingen horen bij die voorbereiding en mogen niet tot de laatste weken blijven liggen.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een criterium?: Dat hangt af van het aantal kruisingen, toegangen en risicopunten op het parcours. Maak per punt minimaal één toegewezen post en tel daarna extra bezetting voor aflossing en pauzes mee; leg de definitieve aantallen vast na het verkeersplan.
Wat controleer je de dag voor een criterium?: Controleer de route, weersverwachting, startnummers, transponders, portofoons, geluidsset en alle fietsreparatiematerialen. Zet ook het draaiboek, de contactlijst en de vrijwilligersindeling klaar, zodat je op de wedstrijddag alleen nog hoeft op te bouwen en bij te sturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.