Nachtwake organiseren: checklist voor een rustige avond

Een nachtwake vraagt meer voorbereiding dan alleen een kerk reserveren en een programma maken. Je regelt gebedsmomenten, voorgangers, muziek, vrijwilligers, ontvangst en een veilige inrichting voor de hele nacht. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna terug naar de laatste controles op de avond zelf. Deze checklist helpt je ook met zaken die vaak te laat worden geregeld: liturgische teksten, sleutel, dieetwensen, microfoon, verlichting en voldoende warme dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en gebedsmomenten maken
2 personen
Voorganger en gebedsleiders vastleggen
Muzikanten en zangbegeleiding vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering van de kerk bevestigen
Vergunningen en sleutel regelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma met vrijwilligers delen
Liturgische teksten verzamelen
2 personen
Gebedskaarten afdrukken
2 personen
Muziek en liederen voorbereiden
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kaarsen en verlichting controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Ruimte en toilet controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en fruit voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Welkomtafel inrichten
2 personen
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
Techniek en microfoon klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Openingsgebed begeleiden
2 personen
Eerste gebedsmoment begeleiden
3 personen
Stilte en persoonlijke reflectie begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muzikaal gebedsmoment begeleiden
4 personen
Tweede gebedsmoment begeleiden
3 personen
Hapjes en fruit serveren
3 personen
Voorbeden verzamelen
2 personen
Voorbeden begeleiden
2 personen
Kaarsen veilig controleren
2 personen
Afsluitend gebed begeleiden
2 personen
Bezoekers persoonlijk uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kaarsen doven en opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Techniek afkoppelen en opbergen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Sleutels en materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Kleine luidsprekersaantal 2
Muziekstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
LED-kaarsenaantal 40
Kaarshoudersaantal 20

Decoratie

Kerkelijke doekenaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Kruis
Bijbelsaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma minstens 3 weken vooraf en zet per gebedsmoment een voorganger, gebedsleider of muzikant naast de begintijd. Zo blijven er geen open plekken in de nacht en weten vrijwilligers wanneer zij klaar moeten staan.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit. Reken voor drinken op 2 tot 3 consumpties per persoon in het eerste uur en zet extra water, koffie en thee klaar voor deelnemers die de hele nacht blijven.
Test microfoons, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 2 dagen vooraf in de kerk. Controleer ook of de sleutel, vergunningen en toegang tot toiletten geregeld zijn; een technisch probleem om middernacht los je niet snel op.
Richt de gebedsruimte minstens 2 uur voor aanvang in. Plaats kaarsen of LED-verlichting stabiel en buiten looproutes, zet Bijbels, muziekstandaards en gebedskaarten klaar en houd een vrije doorgang naar de uitgang.
Verdeel vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en deel het programma vooraf met iedereen. Wijs afzonderlijk iemand aan voor de welkomtafel, techniek, dranken en het veilig controleren van kaarsen en ruimte tijdens de nacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nachtwake organiseren?: Leg datum en kerk bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de nachtwake, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een nachtwake?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor techniek en 1 voor dranken en ruimtecontrole per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Voor een grotere groep is 1 extra aanspreekpunt per 25 deelnemers praktisch.
Hoeveel eten en drinken moet ik voorzien voor een nachtwake?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voorzie naast koffie en thee altijd water en houd rekening met dieetwensen die je minstens 7 dagen vooraf hebt verzameld.
Wanneer moet ik de techniek en kaarsen controleren?: Test microfoons, luidsprekers en stroomvoorziening 2 dagen vooraf en nogmaals 60 tot 90 minuten voor de start. Plaats kaarsen, LED-lantaarns en andere verlichting pas tijdens de inrichting en controleer ze vlak voor het eerste gebedsmoment.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.