Zo organiseer je een nachtmarkt zonder last-minute problemen

Een nachtmarkt staat of valt met een goede indeling, veilige verlichting en een planning die vóór de avond klaar is. Leg eerst datum, locatie en vergunningen vast en werk daarna de kramen, verkopers en stroomvoorziening uit. Plan vervolgens communicatie, voorraad, betaalmiddelen en bewegwijzering. Vooral stroomkabels, wisselgeld, pinapparaten en verlichting worden vaak te laat getest of aangevuld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Stroompunten inventariseren
2 personen
5
Kramen en materialen reserveren
6
Verkopers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Leveranciers bevestigen
11
Plattegrond naar verkopers sturen
12
Stroomverdeling uitwerken
2 personen
13
Bewegwijzering ontwerpen
14
Prijs- en menukaarten maken
2 personen
15
Promotie online plaatsen
16
Weersverwachting controleren
17
Voorraadlijst controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst bestellen
19
Contant wisselgeld opnemen
20
Kassa- en pinmateriaal testen
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Boodschappen ontvangen
2 personen
23
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
24
Kleding en badges klaarleggen
25
Terrein inspecteren
2 personen
26
Kramen uitladen
4 personen
27
Kramen opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Stroomkabels leggen
3 personen
30
Verlichting ophangen
4 personen
31
Afvalpunten plaatsen
2 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Kassa en informatiepunt inrichten
2 personen
34
Dranken koelen
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
37
Verkopers ontvangen
3 personen
38
Kramen controleren
3 personen
39
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen

Event

40
Bezoekers welkom heten
3 personen
41
Informatiepunt bemannen
2 personen
42
Verkoop ondersteunen
4 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken schenken
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Eettafels schoonhouden
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
49
Verlichting controleren
50
Voorraad aanvullen
2 personen
51
Verkopers informeren over sluiting
52
Laatste bestellingen verwerken
3 personen
53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

54
Kramen afbouwen
6 personen
55
Restanten verpakken
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Terrein schoonmaken
4 personen
59
Verlichting en stroom verwijderen
3 personen
60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Materialen terugbrengen
3 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Tafelkledenaantal 18
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Pinapparatenaantal 4
Geldkistjesaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 16
Batterijenaantal 24
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 18
Krijtbordenaantal 14
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Theedoekenaantal 20
Handvegers en blikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Papierwaren

A4-papier
Pennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Ducttapeaantal 6
Kleefhakenaantal 40
Printmappenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
Antislipmattenaantal 12

Gereedschap

Hamersaantal 4
Schroevendraaiersaantal 6
Steeksleutelsaantal 4
Tiewrapsaantal 200
Werkhandschoenenaantal 12
Rolmaataantal 2

Geld en registratie

Contantgeldkistaantal 2
Betaalbonnenaantal 500
Polsbandjesaantal 500
Bezoekersstempelsaantal 2

Tips

Maak de marktindeling voordat je verkopers definitief bevestigt. Houd looppaden vrij en zet kramen met koelboxen, waterkokers of andere stroombehoefte dicht bij geschikte stroompunten.
Werk de stroomverdeling uiterlijk enkele dagen vooraf uit. Tel verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten per zone en test alle aansluitingen voordat de eerste verkoper opbouwt.
Stuur de plattegrond en praktische informatie minimaal 7 dagen vooraf naar verkopers. Vermeld hun plek, opbouwtijd, stroompunt en regels voor betalingen en afval.
Regel verlichting niet alleen boven de kramen, maar ook langs looppaden en bij betaalpunten. Test lichtslingers, ledlampen, batterijen en handlampen zodra het donker wordt op de locatie.
Controleer voorraad, servies en betaalmiddelen op de dag vóór de markt. Neem contant wisselgeld op tijd op en test elk pinapparaat, zodat een storing niet pas bij de eerste klant zichtbaar wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nachtmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Reserveer kramen en materialen zodra de locatie vaststaat en rond verkopers bij voorkeur 4 weken voor de markt af.
Hoeveel stroompunten heb je nodig voor een nachtmarkt?: Dat hangt af van het aantal apparaten, niet alleen van het aantal kramen. Maak per kraam een lijst van apparaten en aansluitingen en leg de definitieve verdeling minimaal 3 dagen vooraf vast.
Wanneer stuur je de plattegrond naar verkopers?: Stuur de plattegrond minimaal 7 dagen voor de nachtmarkt. Bevestig de plek nog één keer zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en geef ook de opbouwtijd en route naar de kraam door.
Wanneer moet je de verlichting van een nachtmarkt testen?: Test alle lichtslingers, ledlampen en handlampen uiterlijk op de dag vóór de markt. Controleer daarnaast na zonsondergang op locatie of looppaden, kramen en betaalpunten voldoende zichtbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.