Zo organiseer je een nachtkerstmarkt

Begin met de datum, het programma en de locatie; daarna bouw je de markt op rond kramen, stroom, licht en eten. Nachtelijke opening vraagt meer voorbereiding dan een gewone markt: controleer verlichting, kabels, warme dranken en de bezetting per tijdsblok. Leg kraamhouders vroeg vast en verzamel dieetwensen voordat je de menukaart maakt. Plan leveringen en opbouw niet op dezelfde avond, zodat er tijd blijft voor een controle van voorraad, betaalpunten en het weerplan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamindeling bevestigen
2 personen
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Verzekering en vergunning controleren
13
Leveringen inplannen
14
Menukaart en prijzen maken
2 personen
15
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
16
Leveranciers bevestigen
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
19
Voorraad controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Glühweinbasis voorbereiden
2 personen
24
Soepbasis voorbereiden
2 personen
25
Koekjes en gebak klaarzetten
2 personen
26
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
27
Kramen opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Verlichting ophangen
4 personen
30
Stroom aansluiten
2 personen
31
Decoratie ophangen
4 personen
32
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Verkoopbalies inrichten
3 personen
34
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
35
Eetwaren uitstallen
3 personen
36
Warme dranken opwarmen
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Kassa openen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Kraamhouders verwelkomen
2 personen
43
Glühwein serveren
3 personen
44
Warme chocolademelk serveren
2 personen
45
Soep en broodjes serveren
3 personen
46
Koekjes en gebak aanvullen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Eetwaren bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Tafels schoonmaken
2 personen
52
Verlichting controleren
53
Kassa afsluiten
2 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
55
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

56
Restanten koelen
2 personen
57
Kramen afbreken
6 personen
58
Verlichting verwijderen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
67
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 12
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 6
Kraamplankenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 10

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Warmhoudketelsaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Betaalterminalsaantal 3
Portofoonsaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Theelepelsaantal 80

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Kerstfigurenaantal 12
Prijskaartstandaardsaantal 30
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papierdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
Contant wisselgeld
Kassaboxenaantal 3
Menubordenaantal 8
Boodschappenkrattenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Warmtebestendige handschoenenaantal 6
Schortenaantal 12
Haarnetjesaantal 12
Voedselthermometersaantal 2
Allergenenkaartenaantal 20
Etikettenaantal 200
Marktmandjesaantal 12

Tips

Maak de marktindeling voordat je kraamhouders definitief bevestigt. Teken looppaden, uitgangen, zitplekken en stroompunten in; houd kabels uit de looproute met kabelmatten.
Controleer verzekering en vergunning minimaal 6 weken voor de markt. Vraag bij de locatie na hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en hoeveel vermogen per punt mag worden gebruikt.
Plan per kraam minstens 2 medewerkers tijdens de drukste uren: één voor verkoop of uitleg en één voor betalingen, aanvullen of het warmhouden van eten.
Bereid de glühweinbasis en soepbasis vooraf en zet ze op tijd in warmhoudketels of soepketels. Koel dranken ruim voor opening en gebruik thermoskannen voor koffie of thee.
Maak een alternatief weerplan voordat je de weersverwachting controleert. Bepaal vooraf welke kramen onder partytenten komen, waar voorraad droog blijft en wanneer je een levering of programmaonderdeel aanpast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nachtkerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Benader kraamhouders direct daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor de markt de kraamindeling kunt bevestigen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een nachtkerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actieve verkoop- of uitgiftepost en 2 mensen voor opbouw en afbouw per zone. Voor een kleine markt met 6 kramen kom je tijdens piekuren vaak uit op 8 tot 12 mensen, inclusief coördinatie.
Wanneer moet je glühwein en soep voorbereiden?: Maak de basis bij voorkeur 1 dag vooraf en warm de dranken en soep op de dag zelf in porties op. Controleer 2 uur voor opening de temperatuur, voorraad en werking van de warmhoudketels.
Hoe voorkom je problemen met stroom en verlichting op een nachtkerstmarkt?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een lijst van alle lichtsnoeren, ledlampen, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudapparatuur. Test op de opbouwdag elk stroompunt en leg verlengkabels en stekkerdozen alleen vast buiten de looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.