Organiser un marché de Noël nocturne, étape par étape

Un marché de Noël nocturne se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une soirée. Fixez la date, le programme et le lieu avant de contacter les exposants, afin de connaître les besoins en stands, alimentation et électricité. Les inscriptions permettent ensuite de répartir les emplacements et d’anticiper les livraisons. Gardez les boissons chaudes, l’éclairage et le plan météo au centre de la préparation : ce sont les points qui posent le plus souvent problème après la tombée de la nuit.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l’événement en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Vérifier l’assurance et le permis
13
Planifier les livraisons
14
Créer la carte et les prix
2 personnes
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les fournisseurs
17
Vérifier les prévisions météo
18
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
19
Vérifier les stocks
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Préparer la base de vin chaud
2 personnes
24
Préparer la base de soupe
2 personnes
25
Préparer les biscuits et les pâtisseries
2 personnes
26
Trier les décorations de Noël
2 personnes
27
Monter les stands
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer l'éclairage
4 personnes
30
Brancher l’électricité
2 personnes
31
Installer la décoration
4 personnes
32
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
33
Installer les comptoirs de vente
3 personnes
34
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
35
Disposer les produits alimentaires
3 personnes
36
Réchauffer les boissons chaudes
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Ouvrir la caisse
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Accueillir les tenanciers de stands
2 personnes
43
Servir du vin chaud
3 personnes
44
Servir du chocolat chaud
2 personnes
45
Servir la soupe et les petits pains
3 personnes
46
Réapprovisionner les biscuits et les pâtisseries
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les denrées
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Nettoyer les tables
2 personnes
52
Vérifier l'éclairage
53
Clôturer la caisse
2 personnes
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes
55
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

56
Réfrigérer les restes
2 personnes
57
Démonter les stands
6 personnes
58
Retirer l'éclairage
4 personnes
59
Retirer la décoration
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Évacuer les déchets
2 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 12
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Portants à vêtementsqté 6
Planches de standqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 10

Équipement

Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Bains-marieqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Marmites à soupeqté 2
Louchesqté 6
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 80

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Nappesqté 20
Personnages de Noëlqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de papierqté 6

Catering

Courses
Monnaie en espèces
Caissesqté 3
Panneaux de menuqté 8
Caisses de coursesqté 12
Pains de glaceqté 24
Gants résistants à la chaleurqté 6
Tabliersqté 12
Filets à cheveuxqté 12
Thermomètres alimentairesqté 2
Cartes allergènesqté 20
Étiquettesqté 200
Paniers de marchéqté 12

Conseils

Commencez 8 à 10 semaines avant l’ouverture : réservez le lieu, définissez le plan du marché et contactez les exposants avant de publier largement l’événement.
Fermez les inscriptions au moins 3 semaines avant le marché. Demandez les besoins alimentaires, électriques et de livraison, puis confirmez la répartition des stands par écrit.
Préparez l’éclairage avant le jour J : prévoyez les guirlandes, lampes LED, rallonges, multiprises et passe-câbles, puis testez chaque zone au moins 2 heures avant l’ouverture.
Pour les boissons chaudes, préparez la base de vin chaud et de soupe en avance, mais gardez le service dans des bains-marie, marmites et thermos. Refroidissez les boissons non chaudes plusieurs heures avant l’arrivée du public.
Désignez les bénévoles par créneau de 2 à 3 heures et donnez-leur un moyen de communication. Vérifiez la météo 48 heures avant, puis appliquez le plan de secours au plus tard le matin de l’événement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël nocturne ?: Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer le programme et trouver les exposants ; gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations et la logistique.
Combien de temps avant faut-il confirmer les stands ?: Confirmez la répartition des stands environ 3 semaines avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Envoyez à chaque exposant son emplacement, ses horaires de livraison et ses besoins électriques.
Quand préparer le vin chaud et la soupe ?: Préparez les bases le jour même ou la veille selon votre organisation, puis réchauffez-les avant l’ouverture. Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les marmites, bains-marie, louches et thermos.
Que faire s’il pleut ou s’il fait très froid ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant et définissez un plan de repli avant le matin du marché. Les tentes, l’éclairage protégé et un emplacement clair pour les boissons chaudes doivent être confirmés avant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.