Muziekworkshop organiseren: checklist en planning

Een muziekworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen instrumenten klaarzetten. Je regelt vooraf de begeleiders, locatie, deelnemers en materialen, en test op de dag zelf alle techniek. Vooral kabels, batterijen, muziekstandaards en een duidelijke indeling van de ruimte worden snel vergeten. Met deze checklist werk je van programma en aanmeldingen naar ontvangst, oefenmateriaal en de eerste ritmeoefeningen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Workshopbegeleiders bevestigen
Locatie reserveren
Muziekinstrumenten reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Programma en route delen
Muziek en oefenmateriaal printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Instrumenten controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons en instrumenten testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en materialen uitdelen
2 personen
Workshopintroductie verzorgen
2 personen
Ritmeoefeningen begeleiden
3 personen
Pauzedranken en snacks serveren
3 personen
Melodieoefeningen begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepsrepetitie begeleiden
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
4 personen
Eindoptreden begeleiden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Instrumenten opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Statafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 40
Kommenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Keyboardaantal 2
Akoestische gitarenaantal 8
Handpercussieaantal 12
Muziekstandaardsaantal 20
Geluidsmixer
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Stemapparatenaantal 8
Metronomenaantal 4
Batterijen AAaantal 16

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 3
Servettenhoudersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk één week vooraf vast en deel tegelijk de route, starttijd en benodigdheden met alle deelnemers. Zo komen vragen over aankomst en voorbereiding niet op de ochtend zelf binnen.
Maak de deelnemerslijst drie dagen vooraf definitief en noteer dieetwensen apart. Gebruik die lijst ook bij de registratie en het uitdelen van programma en oefenmateriaal.
Controleer instrumenten en geluidsapparatuur minimaal één dag vooraf. Test keyboard, gitaren, handpercussie, microfoons, speakers, mixer, DI-boxen en kabels; leg ook reservebatterijen en verlengsnoeren klaar.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen, instrumenten klaarzetten en microfoons testen. Begin pas met koffie en thee als de technische opstelling werkt.
Zet muziekstandaards, stemapparaten en metronomen bij de instrumenten klaar voordat deelnemers binnenkomen. Richt daarnaast een aparte registratietafel in, zodat ontvangst niet door de workshopopstelling heen loopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekworkshop organiseren?: Bevestig begeleiders, locatie en instrumenten bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop en sluit de deelnemerslijst 3 dagen van tevoren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een muziekworkshop klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor openen, ventileren, meubilair, instrumenten en techniek. Plan daarnaast 15 tot 20 minuten voor een laatste microfoon- en geluidscheck voordat deelnemers arriveren.
Welke muziekinstrumenten heb ik nodig voor een muziekworkshop?: Dat hangt af van het programma, maar in dit plan staan onder meer een keyboard, akoestische gitaren en handpercussie. Reserveer per deelnemer een bruikbaar instrument of deel vooraf groepen in, zodat niemand tijdens de ritmeoefeningen moet wachten.
Wanneer moet ik muziek en oefenmateriaal printen?: Print het materiaal uiterlijk één dag vooraf, nadat het programma definitief is. Leg per deelnemer een exemplaar klaar bij de registratie- of uitdeeltafel en neem enkele extra kopieën mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.