Checklist muziekworkshop met afsluitend optreden

Een muziekworkshop met optreden vraagt om meer dan een programma en een paar instrumenten. Je regelt vooraf de docenten, deelnemers en werkvormen, maar ook de techniek, kabels, stroom en indeling van de ruimte. Plan bovendien tijd voor ontvangst, veiligheidsuitleg, oefenen en een korte soundcheck. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat bladmuziek, batterijen of dieetwensen pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en tijden vastleggen
2 personen
Docenten en begeleiders bevestigen
Ruimte en muziekmateriaal reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Bevestiging naar deelnemers sturen
Workshopmateriaal selecteren
2 personen
Werkvormen en nummers voorbereiden
2 personen
Bladmuziek en werkbladen printen
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
Verse boodschappen doen
Apparatuur testen
2 personen
Accu's en batterijen opladen

Event

Deelnemers welkom heten
2 personen
Aanwezigheid registreren
Naambadges uitdelen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Introductie en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Stem- en ritmeoefeningen begeleiden
2 personen
Instrumenten verdelen
3 personen
Basisakkoorden uitleggen
2 personen
Pauzedranken bijvullen
Groepen indelen
2 personen
Groepsrepetities begeleiden
4 personen
Techniek per groep afstellen
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Servies en afval afruimen
2 personen
Optreden opstellen
3 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Afsluitend optreden begeleiden
3 personen
Bedankmoment verzorgen
Instrumenten innemen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur en kabels inpakken
2 personen
Materialen naar opslag brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Restanten controleren en opbergen
Bedankbericht naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 2

Apparatuur

Keyboardaantal 2
Akoestische gitarenaantal 8
Elektrische gitarenaantal 2
Basgitaar
Gitaarversterkersaantal 3
Drumstel
Percussie-instrumentenaantal 12
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
DI-boxenaantal 3
Koptelefoonsaantal 6
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Stemapparatenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 15
Metronoomaantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare glazenaantal 50
Bordenaantal 45
Messenaantal 45
Vorkenaantal 45
Lepelsaantal 45

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordjesaantal 6
Podiumdoek

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 3 weken vooraf vast. Neem daarin niet alleen de workshopblokken op, maar ook ontvangst, pauzes, ombouwen en minimaal 30 minuten voor de soundcheck van het afsluitende optreden.
Maak de deelnemerslijst 7 dagen vooraf definitief. Verzamel tegelijk dieetwensen, muziekvoorkeuren en benodigde instrumenten, zodat je werkbladen, naambadges en de instrumentverdeling passend kunt voorbereiden.
Test alle apparatuur 1 tot 2 dagen vooraf in dezelfde opstelling als op de locatie. Controleer microfoons, versterkers, mengpaneel, speakers, DI-boxen, kabels en stroompunten; laad accu’s op en leg reservebatterijen klaar.
Zet de ruimte op de dag zelf minstens 60 minuten voor de ontvangst klaar. Plaats tafels en stoelen, leg muziekstandaards en werkbladen neer en houd kabels vrij van looproutes met kabelgoten.
Plan na de laatste oefening 15 tot 20 minuten voor de overgang naar het optreden. Gebruik die tijd voor instrumenten verdelen, microfoons controleren, deelnemers naar hun plek begeleiden en een korte technische doorloop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een muziekworkshop met afsluitend optreden?: Reken voor een compacte workshop op 3 tot 4 uur, inclusief ontvangst, pauze en optreden. Reserveer daarnaast minimaal 60 minuten vooraf voor opbouw en een soundcheck.
Wanneer moet ik deelnemers inschrijven voor een muziekworkshop?: Open de aanmeldingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving 7 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, instrumenten, werkbladen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel muziekapparatuur heb ik nodig voor het optreden?: Dat hangt af van de bezetting, maar controleer per gebruikte microfoon, gitaar en basgitaar de bijbehorende kabel, standaard of versterker. Test alle apparatuur 1 tot 2 dagen vooraf en houd reservebatterijen en extra kabels beschikbaar.
Wanneer regel ik koffie, thee en boodschappen voor de workshop?: Doe houdbare boodschappen uiterlijk 3 dagen vooraf en haal verse boodschappen op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet koffie en thee klaar voordat de eerste deelnemers arriveren, bij voorkeur 15 minuten voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.