Musikworkshop mit Abschlussauftritt organisieren

Ein Musikworkshop mit abschließendem Auftritt braucht mehr als Instrumente und einen freien Raum. Du musst Programm, Betreuung, Anmeldungen, Workshopmaterial und Technik so planen, dass am Ende genug Zeit für die Aufführung bleibt. Besonders häufig fehlen getestete Kabel, geladene Akkus, ausgedruckte Noten und eine vollständige Teilnehmerliste. Mit dieser Checkliste arbeitest du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge ab und behältst Workshop und Auftritt gemeinsam im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Lehrkräfte und Betreuer bestätigen
Raum und Musikausrüstung reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Musikvorlieben sammeln
Teilnehmerliste abschließen
Bestätigung an Teilnehmer senden
Workshopmaterial auswählen
2 Personen
Arbeitsformen und Nummern vorbereiten
2 Personen
Noten und Arbeitsblätter ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
Frische Einkäufe erledigen
Geräte testen
2 Personen
Akkus und Batterien aufladen

Event

Teilnehmer begrüßen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Namensschilder verteilen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Einführung und Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Stimm- und Rhythmusübungen anleiten
2 Personen
Instrumente verteilen
3 Personen
Grundakkorde erklären
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
Gruppen einteilen
2 Personen
Gruppenproben begleiten
4 Personen
Technik pro Gruppe einstellen
2 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
Geschirr und Abfall wegräumen
2 Personen
Auftritt aufbauen
3 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
Dankesmoment gestalten
Instrumente einsammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Ausrüstung und Kabel einpacken
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Reste kontrollieren und verstauen
Dankesnachricht an die Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
HockerAnz. 8
UmkleideracksAnz. 2

Ausstattung

KeyboardAnz. 2
AkustikgitarrenAnz. 8
E-GitarrenAnz. 2
Bassgitarre
GitarrenverstärkerAnz. 3
Schlagzeug
PerkussionsinstrumenteAnz. 12
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 3
KopfhörerAnz. 6
InstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 6
AbstimmgeräteAnz. 6
NotenständerAnz. 15
MetronomAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 50
TellerAnz. 45
MesserAnz. 45
GabelnAnz. 45
LöffelAnz. 45

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 6
Bühnenvorhang

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeiten früh fest und plane für den Auftritt einen festen Aufbau- und Soundcheck ein. Zwischen Workshopende und Publikumseinlass sollten mindestens 30 Minuten liegen.
Bestätige Lehrkräfte und Betreuer spätestens 2 Wochen vorher. Für Gruppen mit Kindern oder Jugendlichen solltest du pro Betreuer eine klare Zuständigkeit für Anwesenheit, Pausen und Instrumente festlegen.
Schließe die Teilnehmerliste 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Frage dabei nicht nur Ernährungswünsche, sondern auch Musikvorlieben und benötigte Instrumente ab, damit Arbeitsformen und Nummern passend vorbereitet werden können.
Teste Mischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofone, Verstärker und alle Kabel mindestens 3 Tage vorher im Raum. Lade Akkus am Vortag und lege Ersatzbatterien sowie Verlängerungs- und Steckdosenleisten bereit.
Drucke Noten und Arbeitsblätter vor dem Workshop in der benötigten Teilnehmerzahl plus 2 Ersatzexemplare aus. Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste, Getränke und Instrumentenverteilung vor Beginn so vor, dass die Begrüßung höchstens 15 Minuten dauert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikworkshop mit Auftritt planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Programm, Raum, Lehrkräften und Technik. Die Anmeldung kann danach geöffnet werden; Teilnehmerliste und Material sollten spätestens 1 Woche vor dem Termin feststehen.
Wie viel Zeit braucht ein Soundcheck bei einem Musikworkshop?: Plane mindestens 30 bis 45 Minuten für Mikrofone, Instrumente, Verstärker, Mischpult und Lautsprecher ein. Bei mehreren Gruppen oder wechselnden Besetzungen sind 60 Minuten realistischer.
Wie viele Noten und Arbeitsblätter muss ich drucken?: Drucke für jede angemeldete Person ein Exemplar und zusätzlich 2 Ersatzexemplare. Bei 20 Teilnehmern brauchst du also 22 Sätze, sofern einzelne Stücke nicht gemeinsam verwendet werden.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Musikworkshop abgeschlossen sein?: Schließe sie 5 bis 7 Tage vor dem Workshop ab. So bleiben genug Tage, um Bestätigungen zu senden, Ernährungswünsche zu berücksichtigen und Noten, Arbeitsblätter sowie die Instrumentenverteilung anzupassen.

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