Zo organiseer je een muziekwedstrijd zonder verrassingen

Een muziekwedstrijd organiseren begint niet met het podium, maar met duidelijke spelregels en een haalbare planning. Leg eerst vast wie mag deelnemen, hoe lang optredens duren en waarop de jury beoordeelt. Daarna regel je inschrijvingen, locatie, geluid en een schema dat ook ruimte laat voor opbouw en wissels. Vooral muziekbestanden, technische wensen, juryformulieren en prijzen worden vaak te laat verzameld. Met dit plan werk je van wedstrijdopzet naar een gecontroleerde wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
2
Juryleden uitnodigen
3
Deelnemers uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Optredenschema opstellen
2 personen
7
Deelnemers bevestigen
2 personen
8
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
9
Technische wensen verzamelen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Jurybriefing voorbereiden
12
Beoordelingsformulieren maken
13
Programma afdrukken
14
Deelnemerslijsten afdrukken
15
Certificaten voorbereiden
2 personen
16
Prijzen bestellen
17
Locatie reserveren
18
Geluidsapparatuur reserveren
19
Drankvoorziening reserveren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Apparatuur ophalen
2 personen
23
Prijzen ophalen
24
Locatie inspecteren
2 personen
25
Vluchtroutes controleren
2 personen
26
Inschrijftafel plaatsen
2 personen
27
Publiekstoegang markeren
2 personen
28
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
29
Podium opbouwen
4 personen
30
Jurytafels opstellen
2 personen
31
Publiekstoelen opstellen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Instrumentaansluitingen testen
2 personen
35
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
36
Juryruimte inrichten
2 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Decoratie ophangen
2 personen
39
Prijzen uitstallen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Deelnemersruimte inrichten
2 personen
44
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
45
Optredens doorspreken
3 personen
46
Jury instrueren
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
48
EHBO-middelen klaarleggen
49
Toiletten controleren
2 personen

Event

50
Inschrijving openen
3 personen
51
Deelnemers ontvangen
2 personen
52
Publiek ontvangen
3 personen
53
Programma uitdelen
2 personen
54
Openingswoord verzorgen
55
Wedstrijdonderdelen aankondigen
56
Deelnemers klaarzetten
2 personen
57
Optredens begeleiden
3 personen
58
Muziek afspelen
59
Microfoons bedienen
60
Geluidsniveau bewaken
61
Juryformulieren uitdelen
62
Juryformulieren innemen
63
Tussenstanden verwerken
2 personen
64
Dranken serveren
3 personen
65
Dranken bijvullen
2 personen
66
Hapjes serveren
3 personen
67
Koffie en thee schenken
2 personen
68
Jurypauze verzorgen
2 personen
69
Deelnemers begeleiden
2 personen
70
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
71
Winnaars bepalen
3 personen
72
Prijsuitreiking aankondigen
73
Prijzen uitreiken
2 personen
74
Certificaten uitdelen
2 personen
75
Afsluitingswoord verzorgen
76
Publiek uitgeleiden
3 personen
77
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

78
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
79
Apparatuur uitschakelen
2 personen
80
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
81
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
82
Podium afbreken
4 personen
83
Stoelen opruimen
4 personen
84
Tafels opruimen
3 personen
85
Decoratie verwijderen
2 personen
86
Servies verzamelen
3 personen
87
Servies afwassen
3 personen
88
Afval verzamelen
3 personen
89
Locatie schoonmaken
4 personen
90
Toiletten schoonmaken
2 personen
91
Voorraad tellen
92
Apparatuur retourneren
2 personen
93
Locatie opleveren
2 personen
94
Overgebleven spullen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Jurytafelsaantal 3
Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
USB-sticksaantal 3
Koptelefoonsaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Werklichtenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Wedstrijdbanner
Podiumachtergrond
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 2

Catering

Serveerkommenaantal 12
Hapjesschalenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papierhanddoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Droogrekkenaantal 3

Tips

Stel het wedstrijdreglement vast voordat je deelnemers uitnodigt. Vermeld onder meer de maximale optreedduur, het aantal nummers, de beoordelingscriteria en de uiterste aanmelddatum.
Verzamel muziekbestanden en technische wensen uiterlijk één week voor de wedstrijd. Vraag per deelnemer naar instrumenten, microfoons, DI-boxen, aansluitingen en het gewenste monitorgeluid.
Maak het optredenschema pas nadat alle aanmeldingen zijn verwerkt en bevestigd. Plan per optreden minimaal 10 minuten voor wisselen en controleer of de geluidsapparatuur die volgorde aankan.
Brief de jury vóór de deuren opengaan met de beoordelingsformulieren en het tijdschema. Geef alle juryleden dezelfde uitleg over punten, tie-breaks en wat er gebeurt als een deelnemer te laat is.
Loop de locatie de dag ervoor of op de ochtend zelf volledig na. Test mengtafel, luidsprekers, microfoons, kabels en verlichting en controleer daarnaast vluchtroutes, stroompunten en de plek van inschrijftafels en jurytafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, geluidsapparatuur en juryleden; gebruik de laatste week voor bevestigingen, bestanden, prijzen en een technische test.
Hoeveel tijd plan je tussen optredens bij een muziekwedstrijd?: Plan minimaal 10 minuten tussen twee optredens voor het wisselen van deelnemers en aansluitingen. Bij bands met veel instrumenten of een gedeelde backline is 15 tot 20 minuten veiliger.
Wanneer moet ik muziekbestanden en technische wensen verzamelen?: Vraag ze direct bij de aanmelding op en sluit de inzameling uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Zo kun je ontbrekende bestanden, aansluitingen en extra microfoons nog regelen.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een muziekwedstrijd?: Gebruik bij voorkeur minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende score minder zwaar weegt. Brief de jury uiterlijk 30 minuten voor de start en leg vooraf vast hoe je gelijke eindstanden oplost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.