Cómo organizar un concurso de música sin perder el control

Organizar un concurso de música requiere cerrar primero las reglas y después coordinar participantes, jurado, sonido y horarios. El orden de estas decisiones evita cambios de última hora, especialmente cuando llegan archivos de música o necesidades técnicas distintas. Reserva el lugar y el equipo con antelación, confirma cada actuación y prepara la documentación antes del montaje. El día del concurso, una revisión del sonido, las rutas de evacuación y la mesa de inscripción te ahorrará problemas desde el primer minuto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
2
Invitar a los miembros del jurado
3
Invitar a los participantes
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
7
Confirmar participantes
2 personas
8
Reunir archivos de música
2 personas
9
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Preparar la reunión del jurado
12
Preparar formularios de evaluación
13
Imprimir el programa
14
Imprimir listas de participantes
15
Preparar los certificados
2 personas
16
Encargar premios
17
Reservar el lugar
18
Reservar equipo de sonido
19
Reservar el servicio de bebidas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger el equipo
2 personas
23
Recoger los premios
24
Inspeccionar el lugar
2 personas
25
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
26
Colocar la mesa de inscripción
2 personas
27
Marcar acceso del público
2 personas
28
Despejar el espacio del escenario
4 personas
29
Montar el escenario
4 personas
30
Montar las mesas del jurado
2 personas
31
Colocar sillas para el público
4 personas
32
Montar el sistema de sonido
3 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Probar las conexiones de los instrumentos
2 personas
35
Montar la instalación de iluminación
2 personas
36
Montar la sala del jurado
2 personas
37
Montar la mesa de registro
2 personas
38
Colgar la decoración
2 personas
39
Exponer los premios
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Preparar aperitivos
3 personas
43
Montar el espacio de participantes
2 personas
44
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
45
Repasar las actuaciones
3 personas
46
Instruir al jurado
47
Instruir a los voluntarios
2 personas
48
Preparar materiales de primeros auxilios
49
Comprobar los baños
2 personas

Evento

50
Abrir la inscripción
3 personas
51
Recepción de participantes
2 personas
52
Recibir al público
3 personas
53
Repartir el programa
2 personas
54
Dar el discurso de apertura
55
Anunciar las pruebas de la competición
56
Preparar a los participantes
2 personas
57
Coordinar las actuaciones
3 personas
58
Poner música
59
Operar los micrófonos
60
Vigilar el nivel de sonido
61
Repartir formularios del jurado
62
Recoger los formularios del jurado
63
Procesar los resultados provisionales
2 personas
64
Servir las bebidas
3 personas
65
Rellenar las bebidas
2 personas
66
Servir aperitivos
3 personas
67
Servir café y té
2 personas
68
Cubrir el descanso del jurado
2 personas
69
Supervisar a los participantes
2 personas
70
Responder preguntas del público
2 personas
71
Determinar los ganadores
3 personas
72
Anunciar la entrega de premios
73
Entregar premios
2 personas
74
Repartir certificados
2 personas
75
Hacer el discurso de clausura
76
Despedir al público
3 personas
77
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

78
Recoger objetos perdidos
2 personas
79
Apagar el equipo
2 personas
80
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
81
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
82
Desmontar el escenario
4 personas
83
Recoger sillas
4 personas
84
Recoger las mesas
3 personas
85
Retirar la decoración
2 personas
86
Recoger la vajilla
3 personas
87
Lavar la vajilla
3 personas
88
Recoger la basura
3 personas
89
Limpiar el lugar
4 personas
90
Limpiar los baños
2 personas
91
Contar el inventario
92
Devolver el equipo
2 personas
93
Entregar la ubicación
2 personas
94
Almacenar el material sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Mesas del juradocant. 3
Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 16
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátil
Memorias USBcant. 3
Auricularescant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3

Cocina

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3

Decoración

Banner de competición
Fondo del escenario
Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 4
Números de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Material deportivo

Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 2

Catering

Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de aperitivoscant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Papeleracant. 8
Copas premiocant. 3
Cintas de medallacant. 20
Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Tendederoscant. 3

Consejos

Define el reglamento antes de abrir las inscripciones: fija la duración máxima de cada actuación, los criterios de evaluación, el orden de participación y qué ocurre en caso de empate.
Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Después confirma a cada participante, reúne sus archivos de música y anota por escrito sus necesidades técnicas para evitar búsquedas durante la prueba de sonido.
Prepara el programa cuando la lista de participantes esté confirmada y deja una copia para el jurado, otra para inscripción y otra para el equipo técnico. Imprime también las listas y los formularios de evaluación antes del montaje.
No dejes el sonido para el final: prueba mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, cajas DI, cables y focos durante la inspección del lugar. Guarda además una copia de los archivos en una segunda memoria USB y ten un portátil disponible.
Encarga premios y certificados con suficiente antelación, idealmente 10 días antes del concurso. El día anterior recoge los premios, revisa la compra y comprueba que el lugar tiene salidas de evacuación despejadas y espacio para inscripción, jurado y escenario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de música?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá varios participantes, jurado y equipo de sonido externo. Reserva el lugar y los servicios al principio, y cierra inscripciones al menos 7 días antes.
¿Cuándo se debe cerrar el programa de actuaciones?: El programa debe cerrarse cuando todos los participantes estén confirmados, normalmente entre 5 y 7 días antes. Así puedes imprimirlo, preparar las listas y comunicar el orden definitivo al jurado y al equipo técnico.
¿Qué información técnica hay que pedir a los participantes?: Pide el formato y el archivo de música, el número de micrófonos, entradas, instrumentos y necesidades de monitorización. Recoge esta información durante la inscripción y verifica cada caso antes de la prueba de sonido.
¿Qué hay que revisar en el lugar el día del concurso?: Revisa el escenario, la ubicación del jurado, la mesa de inscripción, las conexiones eléctricas, la iluminación y las rutas de evacuación. Hazlo al menos 2 horas antes de la llegada del público para corregir fallos sin retrasar el programa.

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