Musikwettbewerb organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Musikwettbewerb braucht früh klare Regeln, einen verlässlichen Auftrittsplan und eine technische Probe. Beginne mit Wettbewerbsregeln, Jury und Anmeldung, bevor du Raum, Tonanlage und Verpflegung endgültig festlegst. Danach sammelst du Musikdateien, technische Anforderungen und Ernährungswünsche der Teilnehmenden. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, beschriftete Unterlagen und ein getestetes Mischpult mehr als improvisierte Lösungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfreglement festlegen
2 Personen
2
Jurymitglieder einladen
3
Teilnehmer einladen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Auftrittsplan erstellen
2 Personen
7
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
8
Musikdateien sammeln
2 Personen
9
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Jurybriefing vorbereiten
12
Bewertungsformulare erstellen
13
Programm drucken
14
Teilnehmerlisten ausdrucken
15
Zertifikate vorbereiten
2 Personen
16
Preise bestellen
17
Location reservieren
18
Tonanlage reservieren
19
Getränkeversorgung reservieren
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Equipment abholen
2 Personen
23
Preise abholen
24
Location inspizieren
2 Personen
25
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
26
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
27
Publikumseingang markieren
2 Personen
28
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
29
Bühne aufbauen
4 Personen
30
Jurytische aufstellen
2 Personen
31
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Instrumentenanschlüsse testen
2 Personen
35
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
36
Juryraum einrichten
2 Personen
37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
2 Personen
39
Preise ausstellen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
3 Personen
43
Teilnehmerbereich einrichten
2 Personen
44
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
45
Auftritte besprechen
3 Personen
46
Jury einweisen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen
48
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

50
Anmeldung öffnen
3 Personen
51
Teilnehmende empfangen
2 Personen
52
Publikum empfangen
3 Personen
53
Programm verteilen
2 Personen
54
Eröffnungsrede halten
55
Wettbewerbsteile ankündigen
56
Teilnehmer bereitstellen
2 Personen
57
Auftritte betreuen
3 Personen
58
Musik abspielen
59
Mikrofone bedienen
60
Lautstärke überwachen
61
Juryformulare austeilen
62
Juryformulare einsammeln
63
Zwischenstände erfassen
2 Personen
64
Getränke servieren
3 Personen
65
Getränke nachfüllen
2 Personen
66
Snacks servieren
3 Personen
67
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
68
Jurypause betreuen
2 Personen
69
Teilnehmende betreuen
2 Personen
70
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
71
Gewinner ermitteln
3 Personen
72
Preisverleihung ankündigen
73
Preise überreichen
2 Personen
74
Zertifikate verteilen
2 Personen
75
Schlusswort übernehmen
76
Publikum verabschieden
3 Personen
77
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

78
Fundsachen sammeln
2 Personen
79
Geräte ausschalten
2 Personen
80
Tonanlage abbauen
3 Personen
81
Lichttechnik abbauen
2 Personen
82
Bühne abbauen
4 Personen
83
Stühle aufräumen
4 Personen
84
Tische aufräumen
3 Personen
85
Dekoration entfernen
2 Personen
86
Geschirr sammeln
3 Personen
87
Geschirr abwaschen
3 Personen
88
Abfall sammeln
3 Personen
89
Location reinigen
4 Personen
90
Toiletten reinigen
2 Personen
91
Bestände zählen
92
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
93
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
94
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
JurytischeAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
USB-SticksAnz. 3
KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
ArbeitslichterAnz. 4

Geschirr

TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Küche

KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3

Dekoration

Wettkampfbanner
Bühnenhintergrund
TischdeckenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4
TischnummernAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Sportmaterial

AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 2

Catering

ServierschalenAnz. 12
HäppchenplattenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
PokalpreiseAnz. 3
MedaillenbänderAnz. 20
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
TrockengestelleAnz. 3

Tipps

Lege die Wettbewerbsregeln fest, bevor du Einladungen verschickst. Definiere dabei unter anderem Auftrittsdauer, Bewertungskriterien und Abgabefristen, damit Anmeldungen vergleichbar bleiben.
Plane den Auftrittsplan erst, wenn Anmeldungen und technische Anforderungen vorliegen. Sammle Musikdateien rechtzeitig auf USB-Sticks oder dem Laptop und prüfe jede Datei vor dem Veranstaltungstag.
Reserviere Tonanlage und Raum nicht getrennt voneinander. Prüfe vor Ort, ob Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Mikrofone, DI-Boxen und Audiokabel für die geplanten Auftritte ausreichen.
Briefe die Jury vor dem Einlass und gib ihr vorbereitete Bewertungsformulare. Lege außerdem Teilnehmerlisten, Programm und Zertifikate spätestens am Vortag ausgedruckt bereit.
Plane Abholung und Aufbau mit Zeitpuffer: Equipment und Preise sollten mindestens am Vortag verfügbar sein. Inspiziere den Veranstaltungsort, kontrolliere Fluchtwege und teste Arbeitslichter, Bühnenstrahler und Verlängerungskabel vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikwettbewerb organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Regeln, Jury, Location und Einladungen. Die Auftrittsplanung und technische Abstimmung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin starten.
Wie erstellt man einen Auftrittsplan für einen Musikwettbewerb?: Plane pro Beitrag die Auftrittszeit plus 5 bis 10 Minuten für Wechsel, Mikrofonierung und Umbau ein. Verschicke den vorläufigen Plan etwa 2 Wochen vorher und bestätige die endgültige Reihenfolge spätestens 3 Tage vor dem Wettbewerb.
Welche Technik braucht ein Musikwettbewerb?: Das hängt von den Beiträgen ab, aber häufig brauchst du Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Audiokabel. Sammle die technischen Anforderungen 2 bis 3 Wochen vorher und führe mindestens einen vollständigen Soundcheck durch.
Wie viel Zeit sollte man am Veranstaltungstag für den Aufbau einplanen?: Rechne für Bühne, Jurytische, Anmeldetisch, Tonanlage und Licht mindestens 3 Stunden ein. Plane zusätzlich 30 Minuten für Soundcheck und 15 Minuten für die Einweisung von Jury und Helfenden ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.