Organiser un concours de musique, étape par étape

Un concours de musique se prépare d’abord sur le papier, avant de réserver le matériel ou d’imprimer le programme. Commence par fixer le règlement, les catégories, les critères d’évaluation et les horaires, puis ouvre les inscriptions. Le jury, les participants et la technique doivent recevoir des informations précises plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, prévois une balance son, un accueil séparé et des formulaires prêts pour éviter les retards entre les prestations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Inviter les membres du jury
3
Inviter les participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Établir le programme des spectacles
2 personnes
7
Confirmer les participants
2 personnes
8
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
9
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Préparer le briefing du jury
12
Préparer les formulaires d’évaluation
13
Imprimer le programme
14
Imprimer les listes de participants
15
Préparer les certificats
2 personnes
16
Commander les prix
17
Réserver le lieu
18
Réserver le matériel de sonorisation
19
Réserver les boissons
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer l'équipement
2 personnes
23
Récupérer les prix
24
Inspecter le lieu
2 personnes
25
Vérifier les issues de secours
2 personnes
26
Installer la table d’inscription
2 personnes
27
Marquer l’accès du public
2 personnes
28
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
29
Monter la scène
4 personnes
30
Installer les tables du jury
2 personnes
31
Installer les sièges du public
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Tester les branchements des instruments
2 personnes
35
Monter l’installation lumière
2 personnes
36
Installer la salle du jury
2 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Installer la décoration
2 personnes
39
Installer les lots
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Aménager l’espace des participants
2 personnes
44
Effectuer la balance technique
3 personnes
45
Passer en revue les spectacles
3 personnes
46
Informer le jury
47
Briefer les bénévoles
2 personnes
48
Préparer le matériel de premiers secours
49
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

50
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
51
Accueillir les participants
2 personnes
52
Accueillir le public
3 personnes
53
Distribuer le programme
2 personnes
54
Faire le discours d’ouverture
55
Annoncer les épreuves de la compétition
56
Préparer les participants
2 personnes
57
Accompagner les spectacles
3 personnes
58
Passer de la musique
59
Gérer les micros
60
Surveiller le niveau sonore
61
Distribuer les formulaires du jury
62
Récupérer les formulaires du jury
63
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
64
Servir les boissons
3 personnes
65
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
66
Servir des amuse-bouches
3 personnes
67
Servir le café et le thé
2 personnes
68
Gérer la pause du jury
2 personnes
69
Accompagner les participants
2 personnes
70
Répondre aux questions du public
2 personnes
71
Déterminer les gagnants
3 personnes
72
Annoncer la remise des prix
73
Remettre les prix
2 personnes
74
Remettre les certificats
2 personnes
75
Préparer le discours de clôture
76
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
77
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

78
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
79
Éteindre l’équipement
2 personnes
80
Démonter le matériel audio
3 personnes
81
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
82
Démonter la scène
4 personnes
83
Ranger les chaises
4 personnes
84
Dégager les tables
3 personnes
85
Retirer la décoration
2 personnes
86
Rassembler la vaisselle
3 personnes
87
Faire la vaisselle
3 personnes
88
Rassembler les déchets
3 personnes
89
Nettoyer le lieu
4 personnes
90
Nettoyer les toilettes
2 personnes
91
Compter le stock
92
Retourner le matériel
2 personnes
93
Remettre le lieu en état
2 personnes
94
Stocker les objets restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Tables du juryqté 3
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 16
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Casques audioqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de travailqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3

Décoration

Bannière de compétition
Fond de scène
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 4
Numéros de tableqté 12
Badges nominatifsqté 40

Matériel de sport

Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 2

Catering

Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de snacksqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Poubellesqté 8
Coupesqté 3
Rubans de médailleqté 20
Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs d'essuie-toutqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Étagères de séchageqté 3

Conseils

Fixe la date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le concours. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de construire le programme et de gérer les besoins techniques ou alimentaires.
Demande à chaque participant son fichier musical, son temps de passage et ses besoins techniques au plus tard 10 jours avant l’événement. Regroupe les fichiers sur un ordinateur et une clé USB de secours.
Prévois une réunion ou un briefing du jury 30 minutes avant l’ouverture. Remets à chaque membre les critères d’évaluation, les formulaires et la procédure à suivre en cas d’égalité.
Planifie la sonorisation en fonction des prestations : table de mixage, microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, retours et éclairage doivent être testés sur place avant l’arrivée du public.
Inspecte le lieu le jour précédent ou au moins 3 heures avant le début. Vérifie les issues de secours, les rallonges, les multiprises, l’espace d’inscription, les tables du jury et la circulation entre scène et coulisses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de musique ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à établir le règlement, réserver le lieu et inviter le jury ; garde les 10 derniers jours pour les inscriptions confirmées, le programme et la technique.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de musique ?: Clôture les inscriptions environ 3 semaines avant le concours. Il te restera assez de temps pour vérifier les dossiers, confirmer les participants, organiser l’ordre de passage et imprimer les listes.
Combien de temps prévoir pour la balance son ?: Réserve au minimum 2 heures pour la balance si plusieurs formations participent, et ajoute 15 à 20 minutes par configuration inhabituelle. Fais arriver les participants avant le public afin de tester les microphones, fichiers musicaux et retours.
Que faut-il prévoir pour le jury d’un concours de musique ?: Prépare une table par groupe de jurés, les formulaires d’évaluation, des stylos et un briefing de 30 minutes. Remets aussi les critères de notation avant la première prestation et prévois une procédure écrite pour les égalités.

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