Muziekwedstrijd organiseren: complete checklist

Een muziekwedstrijd organiseren vraagt meer dan deelnemers en juryleden uitnodigen. Je moet het reglement vastleggen, optredens en muziekbestanden op elkaar afstemmen en de technische opstelling vooraf testen. Deze checklist helpt je de 94 taken in de juiste volgorde uit te voeren, van locatie en aanmeldingen tot prijzen, certificaten en de laatste veiligheidscontrole. Vooral geluidsapparatuur, technische wensen en geprinte lijsten worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Optredenschema opstellen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Jurybriefing voorbereiden
Beoordelingsformulieren maken
Programma afdrukken
Deelnemerslijsten afdrukken
Certificaten voorbereiden
2 personen
Prijzen bestellen
Locatie reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Drankvoorziening reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Prijzen ophalen
Locatie inspecteren
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Inschrijftafel plaatsen
2 personen
Publiekstoegang markeren
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
Podium opbouwen
4 personen
Jurytafels opstellen
2 personen
Publiekstoelen opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumentaansluitingen testen
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Juryruimte inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Prijzen uitstallen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemersruimte inrichten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Optredens doorspreken
3 personen
Jury instrueren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
EHBO-middelen klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Inschrijving openen
3 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijdonderdelen aankondigen
Deelnemers klaarzetten
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Muziek afspelen
Microfoons bedienen
Geluidsniveau bewaken
Juryformulieren uitdelen
Juryformulieren innemen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Jurypauze verzorgen
2 personen
Deelnemers begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Winnaars bepalen
3 personen
Prijsuitreiking aankondigen
Prijzen uitreiken
2 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Afsluitingswoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Jurytafelsaantal 3
Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
USB-sticksaantal 3
Koptelefoonsaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Werklichtenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Wedstrijdbanner
Podiumachtergrond
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 2

Catering

Serveerkommenaantal 12
Hapjesschalenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papierhanddoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Droogrekkenaantal 3

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast voordat je deelnemers uitnodigt. Zet daarin onder meer de duur van een optreden, beoordelingscriteria, deadlines en de manier waarop je de winnaar bepaalt.
Verzamel muziekbestanden en technische wensen uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd. Test daarna per optreden of je mengtafel, microfoons, DI-boxen, kabels en laptop goed aansluiten.
Maak het optredenschema pas definitief nadat alle deelnemers zijn bevestigd. Stuur het programma en de deelnemerslijsten minimaal 7 dagen vooraf naar jury, deelnemers en organisatie.
Plan de jurybriefing en beoordelingsformulieren vóór de eerste repetitie of soundcheck. Reserveer per jurylid een jurytafel en leg extra formulieren, pennen en certificaten klaar.
Inspecteer de locatie uiterlijk 1 week vooraf en controleer op de wedstrijddag opnieuw vluchtroutes, stroompunten en lichtstatieven. Regel werklichten en verlengkabels voordat apparatuur wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie, jury en geluidsapparatuur in de eerste 2 weken en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik het optredenschema van een muziekwedstrijd maken?: Maak een voorlopig schema zodra de aanmeldingen binnenkomen en werk het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf af. Houd per optreden tijd vrij voor wissels en eventuele technische problemen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de soundcheck van een muziekwedstrijd?: Reken minimaal 10 tot 15 minuten per deelnemer of act, plus 30 minuten voor de algemene controle. Verzamel technische wensen minstens 2 weken vooraf, zodat je apparatuur tijdig kunt aanvullen.
Wanneer moet ik prijzen en certificaten regelen voor een muziekwedstrijd?: Bestel prijzen minimaal 3 weken vooraf en controleer ze 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd. Bereid certificaten en beoordelingsformulieren uiterlijk 1 week vooraf voor en druk reserve-exemplaren af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.