Organiser un concours de musique : la checklist complète

Un concours de musique se prépare d’abord sur papier, puis sur scène. Commence par fixer le règlement, les critères d’évaluation et les dates limites avant d’inviter les participants et le jury. Les inscriptions, les fichiers musicaux et les besoins techniques doivent être centralisés assez tôt pour construire un programme réaliste. La dernière semaine sert surtout à imprimer les documents, récupérer les prix, tester la sonorisation et vérifier le lieu, les accès et les issues de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les membres du jury
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le briefing du jury
Préparer les formulaires d’évaluation
Imprimer le programme
Imprimer les listes de participants
Préparer les certificats
2 personnes
Commander les prix
Réserver le lieu
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver les boissons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Récupérer les prix
Inspecter le lieu
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Marquer l’accès du public
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester les branchements des instruments
2 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Installer la salle du jury
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les lots
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager l’espace des participants
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Passer en revue les spectacles
3 personnes
Informer le jury
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les épreuves de la compétition
Préparer les participants
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Passer de la musique
Gérer les micros
Surveiller le niveau sonore
Distribuer les formulaires du jury
Récupérer les formulaires du jury
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Gérer la pause du jury
2 personnes
Accompagner les participants
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Déterminer les gagnants
3 personnes
Annoncer la remise des prix
Remettre les prix
2 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Préparer le discours de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le stock
Retourner le matériel
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Tables du juryqté 3
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 16
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Casques audioqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de travailqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3

Décoration

Bannière de compétition
Fond de scène
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 4
Numéros de tableqté 12
Badges nominatifsqté 40

Matériel de sport

Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 2

Catering

Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de snacksqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Poubellesqté 8
Coupesqté 3
Rubans de médailleqté 20
Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs d'essuie-toutqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Étagères de séchageqté 3

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 3 à 4 semaines avant le concours. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, d’établir le programme et de repérer les éventuels doublons ou créneaux trop courts.
Demande les besoins techniques en même temps que l’inscription : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, fichiers musicaux et instruments à amplifier. Regroupe ces informations dans un seul tableau pour éviter les changements de dernière minute.
Prépare le briefing du jury et les formulaires d’évaluation au moins 7 jours avant l’événement. Chaque membre doit connaître les critères, le barème, la durée des prestations et la procédure en cas d’égalité.
Prévois une vraie répétition technique avant l’ouverture des portes. Teste la table de mixage, les haut-parleurs, les subwoofers, les microphones, les câbles, les rallonges et les multiprises avec les fichiers musicaux définitifs.
Ne laisse pas les certificats et les prix pour le jour même. Récupère-les 2 à 3 jours avant, puis vérifie les noms, l’ordre des récompenses et l’espace nécessaire pour la remise des prix.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de musique ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les 3 premières semaines servent au règlement, aux invitations et aux inscriptions ; les 2 dernières sont consacrées au programme, au jury, au matériel et aux documents.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de musique ?: Clôture les inscriptions 3 à 4 semaines avant la date du concours. Ce délai permet de confirmer les participants, de recueillir leurs besoins techniques et de préparer un programme sans précipitation.
Quand réserver la sonorisation pour un concours de musique ?: Réserve la sonorisation au moins 4 semaines à l’avance, surtout si tu as besoin d’une table de mixage, de subwoofers, de plusieurs microphones ou de projecteurs de scène. Organise ensuite un test complet quelques jours avant.
Que faut-il vérifier dans la salle avant un concours de musique ?: Inspecte la salle au plus tard 7 jours avant l’événement. Vérifie la scène, les tables et les chaises, l’alimentation électrique, les passages de câbles, les accès du public et les issues de secours.

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