Checklist para organizar un concurso de música

Un concurso de música necesita más que un escenario y una lista de actuaciones. Primero fija el reglamento, las fechas de inscripción y los criterios de evaluación; después confirma participantes, jurado y necesidades técnicas. Durante los días previos tendrás que cerrar el programa, preparar certificados y premios, reunir la música y comprobar el sonido. Esta checklist también te ayuda a revisar el lugar, las rutas de evacuación y todo lo necesario para que el evento avance sin interrupciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer el reglamento del concurso
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
Invitar a los participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la reunión del jurado
Preparar formularios de evaluación
Imprimir el programa
Imprimir listas de participantes
Preparar los certificados
2 personas
Encargar premios
Reservar el lugar
Reservar equipo de sonido
Reservar el servicio de bebidas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo
2 personas
Recoger los premios
Inspeccionar el lugar
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Colocar la mesa de inscripción
2 personas
Marcar acceso del público
2 personas
Despejar el espacio del escenario
4 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar las mesas del jurado
2 personas
Colocar sillas para el público
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar las conexiones de los instrumentos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Montar la sala del jurado
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Exponer los premios
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el espacio de participantes
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Repasar las actuaciones
3 personas
Instruir al jurado
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar materiales de primeros auxilios
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Abrir la inscripción
3 personas
Recepción de participantes
2 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las pruebas de la competición
Preparar a los participantes
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Poner música
Operar los micrófonos
Vigilar el nivel de sonido
Repartir formularios del jurado
Recoger los formularios del jurado
Procesar los resultados provisionales
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Cubrir el descanso del jurado
2 personas
Supervisar a los participantes
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Determinar los ganadores
3 personas
Anunciar la entrega de premios
Entregar premios
2 personas
Repartir certificados
2 personas
Hacer el discurso de clausura
Despedir al público
3 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Contar el inventario
Devolver el equipo
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Almacenar el material sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Mesas del juradocant. 3
Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 16
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátil
Memorias USBcant. 3
Auricularescant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3

Cocina

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3

Decoración

Banner de competición
Fondo del escenario
Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 4
Números de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Material deportivo

Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 2

Catering

Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de aperitivoscant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Papeleracant. 8
Copas premiocant. 3
Cintas de medallacant. 20
Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Tendederoscant. 3

Consejos

Cierra el reglamento antes de invitar a nadie: define categorías, duración máxima, criterios de puntuación y cómo se resolverán los empates. Así el jurado y los participantes reciben las mismas reglas desde el principio.
Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción. Reúne los archivos de música con antelación y comprueba si cada actuación necesita micrófonos, cajas DI, soportes o conexiones distintas.
Prepara el programa cuando las inscripciones estén confirmadas y deja una copia para el jurado, otra para la inscripción y otra para el equipo técnico. Incluye los cambios de escenario y las pausas, no solo el nombre de cada participante.
No dejes los premios y certificados para el mismo día. Encárgalos y revísalos al menos una semana antes; comprueba especialmente nombres, categorías y el orden de entrega.
Haz una inspección final del lugar antes de montar: revisa las rutas de evacuación, la posición de mesas y sillas, la alimentación eléctrica y el recorrido de los cables. Reserva tiempo para recoger el equipo y los premios sin depender de la hora de apertura.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un concurso de música?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes del concurso si esperas varios participantes. Cierra el plazo al menos 10 días antes para confirmar actuaciones, reunir la música y elaborar el programa.
¿Cuándo se debe confirmar al jurado?: Invita al jurado entre 6 y 8 semanas antes y confirma su disponibilidad como mínimo 3 semanas antes. Reserva después una reunión para explicar el reglamento y preparar los formularios de evaluación.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido?: Reserva la mesa de mezclas, altavoces, micrófonos y demás equipo al menos 4 semanas antes. Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes, con los archivos de música y las conexiones reales de las actuaciones.
¿Qué hay que revisar el día del concurso de música?: Comprueba primero el sonido, la iluminación, los cables, las mesas de inscripción y la señalización. Hazlo al menos 2 horas antes de la primera actuación y revisa también las rutas de evacuación y las bebidas.

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