Musikwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikwettbewerb braucht mehr als eine Bühne und gute Beiträge. Du musst Anmeldungen, Auftrittsplan, Jury, Bewertung, Technik und Verpflegung so koordinieren, dass am Veranstaltungstag keine Lücken entstehen. Besonders häufig fehlen rechtzeitig gesammelte Musikdateien, klare technische Anforderungen und fertig vorbereitete Unterlagen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Regel bis zur Kontrolle von Location und Fluchtwegen durch die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfreglement festlegen
2 Personen
Jurymitglieder einladen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Auftrittsplan erstellen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Jurybriefing vorbereiten
Bewertungsformulare erstellen
Programm drucken
Teilnehmerlisten ausdrucken
Zertifikate vorbereiten
2 Personen
Preise bestellen
Location reservieren
Tonanlage reservieren
Getränkeversorgung reservieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Preise abholen
Location inspizieren
2 Personen
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
Publikumseingang markieren
2 Personen
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Jurytische aufstellen
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumentenanschlüsse testen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Juryraum einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Preise ausstellen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Teilnehmerbereich einrichten
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
Auftritte besprechen
3 Personen
Jury einweisen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

Anmeldung öffnen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Wettbewerbsteile ankündigen
Teilnehmer bereitstellen
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Musik abspielen
Mikrofone bedienen
Lautstärke überwachen
Juryformulare austeilen
Juryformulare einsammeln
Zwischenstände erfassen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Jurypause betreuen
2 Personen
Teilnehmende betreuen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Gewinner ermitteln
3 Personen
Preisverleihung ankündigen
Preise überreichen
2 Personen
Zertifikate verteilen
2 Personen
Schlusswort übernehmen
Publikum verabschieden
3 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Tische aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Bestände zählen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
JurytischeAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
USB-SticksAnz. 3
KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
ArbeitslichterAnz. 4

Geschirr

TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Küche

KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3

Dekoration

Wettkampfbanner
Bühnenhintergrund
TischdeckenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4
TischnummernAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Sportmaterial

AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 2

Catering

ServierschalenAnz. 12
HäppchenplattenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
PokalpreiseAnz. 3
MedaillenbänderAnz. 20
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
TrockengestelleAnz. 3

Tipps

Lege das Wettkampfreglement fest, bevor du Einladungen verschickst. Darin sollten unter anderem Bewertung, Zeitlimits, Teilnahmebedingungen und der Umgang mit technischen Problemen stehen.
Fordere Musikdateien und technische Anforderungen spätestens 14 Tage vor dem Wettbewerb an. So bleibt Zeit, inkompatible Dateien, fehlende DI-Boxen oder zusätzliche Mikrofone zu klären.
Plane für Anmeldung und Bühnenwechsel feste Zeitfenster ein. Drucke Teilnehmerlisten, Programm und Bewertungsformulare mindestens einen Tag vorher aus und lege Ersatzexemplare bereit.
Briefe die Jury vor dem ersten Auftritt anhand eines einheitlichen Bewertungsformulars. Eine kurze gemeinsame Besprechung von Kriterien und Punktvergabe verhindert widersprüchliche Rückmeldungen.
Prüfe die Location am Vortag oder am Veranstaltungsmorgen mit Technik und Mobiliar. Kontrolliere dabei Tonanlage, Strom- und Verlängerungskabel, Arbeitslichter, Kühlung sowie freie Fluchtwege.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Musikwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Reglement, Location und Jury. Verschicke Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin und bestätige die Teilnehmer spätestens 14 Tage vorher.
Wann sollte der Auftrittsplan für einen Musikwettbewerb fertig sein?: Erstelle einen vorläufigen Plan, sobald die Anmeldefrist endet. Verschicke den finalen Auftrittsplan 7 bis 10 Tage vorher und gib der Jury eine gedruckte Version am Veranstaltungstag.
Wie viel Zeit braucht ein Teilnehmer beim Musikwettbewerb?: Rechne pro Beitrag nicht nur die Auftrittsdauer, sondern zusätzlich 5 bis 10 Minuten für Aufbau, Umbau und Ansagen ein. Bei 20 Beiträgen können dadurch bereits 2 bis 3 zusätzliche Stunden entstehen.
Wann muss man die Technik für einen Musikwettbewerb prüfen?: Sammle technische Anforderungen mindestens 14 Tage vorher und führe den vollständigen Soundcheck am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor Beginn durch. Plane 30 Minuten Reserve für Fehler und Anpassungen ein.

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