Muziekrommelmarkt organiseren: checklist van plan tot opbouw

Een muziekrommelmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten en verkopers uitnodigen. Je moet eerst de locatie, het marktconcept en de plattegrond vastleggen, daarna verkopers, vergunningen, promotie en betalingen regelen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, stroompunten, materialen, wisselgeld en de indeling op locatie. Met deze checklist houd je overzicht over 62 taken en 36 spullen, zodat verkopers weten waar ze staan en bezoekers zonder zoeken de markt op kunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktconcept en plattegrond bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en meldingen controleren
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
Verkopers inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
Betaalwijze en prijzen bepalen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Verkoperslijst afdrukken
Stroompunten controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Contant wisselgeld halen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Kramen en kledingrekken plaatsen
4 personen
Verkoopvakken nummeren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Kassa's en betaalpunten inrichten
3 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Verkooptafels controleren
2 personen
Entree openen
2 personen
Entree en bezoekersstroom bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels controleren
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verkopers informeren over sluiting
Entree en kassa sluiten
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen
Verkoopopbrengsten veiligstellen
2 personen

Nazorg

Kramen en tafels afbreken
5 personen
Stoelen en rekken opruimen
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Onkosten en opbrengsten verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 20
Stoelenaantal 35
Kledingrekkenaantal 8
Kunststof krattenaantal 30
Klapbaliesaantal 2
Partytentenaantal 3

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Handlampenaantal 4
Portofoonsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Slingersaantal 10
Prijskaartstandaardsaantal 30
Verkoopbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Plattegrondbordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond vast vóór je verkopers bevestigt. Noteer per plek een tafel, kledingrek, klapbalie of krat en houd looppaden vrij; zo voorkom je dat je op de ochtend zelf opnieuw moet schuiven.
Controleer stroompunten minstens één week vooraf. Tel hoeveel pinapparaten, koffiezetapparaten en waterkokers tegelijk gebruikt worden en leg per zone verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Bevestig verkopers uiterlijk enkele dagen voor de markt met hun plek, aankomsttijd, verkoopvoorwaarden en betaalafspraken. Print daarnaast een verkoperslijst voor de ontvangst en houd wijzigingen op één centrale lijst bij.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen, partytenten en balies, daarna verkoopbordjes, prijskaartstandaards en pijlborden. Reserveer extra tijd voor het controleren van toiletten, ingang en bewegwijzering.
Regel contant wisselgeld vóór de openingsdag en test pinapparaten en kassa's op locatie. Zet voor koffie en water aparte thermoskannen, waterkannen, bekers en kopjes klaar, zodat de verkoop niet wordt onderbroken door zoeken naar servies.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekrommelmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, marktconcept en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen en het inschrijfformulier daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de markt de verkopers kunt bevestigen.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een muziekrommelmarkt?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de afgesproken standgrootte. Reken per verkoper minimaal één klaptafel en voeg ruimte toe voor een ontvangstbalie, koffiepunt, kassa's en brede looppaden op de plattegrond.
Wanneer moet ik de stroom voor een muziekrommelmarkt controleren?: Controleer de beschikbare stroompunten minimaal 7 dagen vooraf en test ze opnieuw bij aankomst. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen per zone klaar en houd handlampen bij de hand voor donkere hoeken of een vroege opbouw.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig op een muziekrommelmarkt?: Bepaal het bedrag op basis van het aantal kassa's en de verwachte contante verkopen; plan per kassa een aparte startvoorraad. Haal het wisselgeld uiterlijk de dag ervoor en noteer per kassa hoeveel erin gaat en hoeveel eruit komt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.