Musikflohmarkt organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Musikflohmarkt braucht mehr als Tische und Verkäufer. Du legst zuerst Standflächen, Bedingungen und den Ablauf fest, bevor du Anmeldungen bestätigst und Werbung startest. In den letzten Tagen zählen vor allem Strom, Wechselgeld, Helfer, Besucherinformationen und der Transport zum Veranstaltungsort. Diese Checkliste ordnet die 62 Aufgaben und 36 benötigten Dinge so, dass du nichts am Veranstaltungstag improvisieren musst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Marktkonzept und Lageplan festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
Anmeldeformular für Verkäufer erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Aussteller bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferantenabsprachen bestätigen
Zahlungsweise und Preise festlegen
2 Personen
Besucherinformationen veröffentlichen
Verkäuferliste drucken
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Bargeld-Wechselgeld holen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Stände und Kleiderständer aufstellen
4 Personen
Verkaufsstände nummerieren
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Kassen und Zahlungsstationen einrichten
3 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Plätzen begleiten
3 Personen
Verkaufstische kontrollieren
2 Personen
Eingang öffnen
2 Personen
Eingang und Besucherfluss betreuen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall und Tische kontrollieren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Verkäufer über die Schließung informieren
Eingang und Kasse schließen
2 Personen
Verkäufer auschecken
3 Personen
Verkaufserlöse sichern
2 Personen

Nachbereitung

Stände und Tische abbauen
5 Personen
Stühle und Regale aufräumen
4 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ausgaben und Einnahmen verbuchen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 20
StühleAnz. 35
KleiderständerAnz. 8
KunststoffkistenAnz. 30
KlappthekenAnz. 2
PartyzelteAnz. 3

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
KassenAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HandlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServiertablettsAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
GirlandenAnz. 10
PreisschildständerAnz. 30
VerkaufsschilderAnz. 30
WegweiserAnz. 12
LagepläneAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Reinigung

BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standplan und Verkaufsbedingungen fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. So kannst du früh klären, wie viele Tische, Kleiderständer oder Kunststoffkisten pro Verkäufer vorgesehen sind.
Plane die Stromversorgung spätestens 7 Tage vorher. Zähle Anschlüsse und Verlängerungskabel durch und prüfe, welche Verkaufs- oder Kassenbereiche tatsächlich Strom benötigen.
Bestätige Aussteller und Helfer nicht erst am Vorabend. Verschicke die Verkäuferliste und teile Freiwillige mindestens 3 Tage vorher festen Aufgaben wie Einlass, Kasse, Aufbau oder Abbau zu.
Hole das Wechselgeld am Vortag und trenne es nach Kasse. Für einen Musikflohmarkt mit mehreren Verkaufsstellen ist es übersichtlicher, jede Kasse mit einem eigenen Startbetrag zu bestücken und Kartengeräte vorher zu laden.
Kontrolliere den Veranstaltungsort am Tag vor dem Markt: Toiletten, Tisch- und Stuhlbestand, Zeltflächen, Wegweiser und die sichere Verlegung von Kabeln. Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikflohmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Marktkonzept und Genehmigungen. Die Anmeldung der Verkäufer und die Werbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Tische braucht man für einen Musikflohmarkt?: Rechne pro Verkäufer mit der im Anmeldeformular vereinbarten Tisch- oder Standfläche und addiere mindestens 10 Prozent Reserve. Für Kasse, Verpflegung und Infobereich solltest du zusätzliche Tische separat einplanen.
Wann muss ich die Verkäufer für den Musikflohmarkt bestätigen?: Bestätige die Verkäufer spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt. Dann bleibt Zeit, Absagen nachzubesetzen, die Verkäuferliste zu drucken und Standplan sowie Besucherinformationen zu aktualisieren.
Wie viel Wechselgeld braucht ein Musikflohmarkt?: Plane pro Kasse einen eigenen Wechselgeldbetrag mit vielen kleinen Scheinen und Münzen ein; bei mehreren Kassen solltest du nicht nur eine gemeinsame Reserve einplanen. Hole das Geld spätestens am Vortag und dokumentiere den Startbetrag jeder Kasse.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.