Muziekproductieworkshop organiseren: checklist

Een muziekproductieworkshop staat of valt met werkende techniek en een duidelijke indeling. Leg eerst datum, locatie, programma en begeleiding vast en werk daarna toe naar deelnemers, software en apparatuur. Plan minstens één volledige test vóór de workshop: controleer laptops, audiointerfaces, MIDI-controllers, hoofdtelefoons en alle kabels per werkstation. Vergeet ook de stille voorbereiding niet: workshopbestanden, technische instructies, naamkaartjes, catering en een actuele deelnemerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
Benodigde apparatuur inventariseren
2 personen
Apparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging naar deelnemers sturen
Softwarelicenties controleren
Muzieksoftware installeren
2 personen
Audioapparatuur testen
2 personen
Workshopbestanden voorbereiden
2 personen
Werkstations indelen
2 personen
Catering bestellen
Technische instructies printen
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Werkstations opbouwen
3 personen
Computers aansluiten
3 personen
Audiointerfaces aansluiten
2 personen
MIDI-controllers aansluiten
2 personen
Monitoren en koptelefoons testen
2 personen
Presentatiescherm aansluiten
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Introductie muziekproductie geven
DAW-demonstratie geven
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Beatproductie begeleiden
3 personen
Vragen bij werkstations beantwoorden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Opname en arrangement begeleiden
3 personen
Mixingdemonstratie geven
Eigen producties laten afwerken
3 personen
Werkresultaten afspelen
2 personen
Bestanden met deelnemers delen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Werkstations afbreken
3 personen
Afwas verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Deelnemersbestanden nasturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 10
Stoelenaantal 38
Registratietafel
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 20
Audiointerfacesaantal 10
MIDI-controllersaantal 10
Studiohoofdtelefoonsaantal 20
Studiomonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Kleine mengtafel
Actieve speakersaantal 2
Beamer
Presentatiescherm
USB-hubsaantal 10
Laptopladersaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 12
USB-kabelsaantal 20
HDMI-kabelsaantal 3
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 10
Richtingbordenaantal 6

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test minimaal 3 tot 5 dagen vooraf. Sluit elk werkstation volledig aan met laptop, audiointerface, MIDI-controller, hoofdtelefoon en benodigde USB- en audiokabels.
Maak per werkstation een vaste apparatuurset en leg reservekabels, USB-hubs, laptopladers, stekkerdozen en verlengkabels apart klaar. Zo verlies je op de dag zelf geen tijd met zoeken.
Controleer softwarelicenties en installeer de muzieksoftware uiterlijk 48 uur vooraf op alle laptops. Open ook de workshopbestanden op elke computer, want een installatie alleen bewijst niet dat alles werkt.
Werk de deelnemerslijst tot 24 uur voor aanvang bij en neem dieetwensen mee in de cateringbestelling. Zet naamkaartjes en de registratietafel klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Bouw de werkstations en presentatietechniek minstens 2 uur voor de start op. Test daarna beamer, presentatiescherm, actieve speakers en microfoons afzonderlijk van de hoofdtelefoons; die delen vragen vaak een andere geluidsroute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekproductieworkshop organiseren?: Leg datum, locatie, programma en docenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer apparatuur en verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de workshop zicht hebt op het aantal deelnemers.
Welke apparatuur heb ik per deelnemer nodig voor een muziekproductieworkshop?: Reken per werkstation op 1 laptop, 1 audiointerface, 1 MIDI-controller en 1 studiohoofdtelefoon. Voeg per 3 tot 4 werkstations minimaal 1 extra USB-hub en enkele reservekabels toe.
Wanneer moet ik de software voor de workshop installeren?: Installeer en controleer de muzieksoftware uiterlijk 48 uur voor aanvang op alle laptops. Open op dezelfde dag ook de workshopbestanden en controleer de licenties, zodat je nog tijd hebt om problemen op te lossen.
Hoe vroeg moet ik de ruimte opbouwen voor een muziekproductieworkshop?: Begin minimaal 2 uur voor de start met tafels, stoelen, werkstations en bekabeling. Reserveer daarna minstens 30 minuten voor een volledige audiotest en controle van beamer, microfoons en speakers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.