Checklist voor een goed georganiseerde muziekpicknick

Bij een muziekpicknick regel je meer dan dekens, broodjes en een playlist. De locatie, stroomvoorziening en geluidsapparatuur bepalen of het programma soepel verloopt. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat je eten, servies en zitplaatsen kunt afstemmen op het aantal gasten. Controleer bovendien de weersverwachting en bevestig op tijd een slechtweerplan. Met deze checklist werk je van reservering en voorbereiding naar opbouw, soundcheck en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Route en parkeren delen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
Salades en fruit voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Accu's en powerbanks opladen
Materialen inpakken
3 personen

Event

Locatie en ondergrond controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Picknickdekens uitspreiden
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Muziekprogramma bedienen
Verlichting inschakelen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Lege kratten sorteren
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknicktafelsaantal 4
Picknickdekensaantal 15
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerkommenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Menubordenaantal 3
Tafeldecoratiesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handgelhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het muziekprogramma en de benodigde muziekbestanden uiterlijk een week vooraf vast. Test Bluetoothspeakers, de audiomixer en draadloze microfoons minstens één keer samen, niet alleen afzonderlijk.
Controleer drie dagen vooraf de weersverwachting en bevestig het slechtweerplan. Partytenten beschermen tegen lichte regen, maar je hebt ook een alternatief nodig voor natte of drassige ondergrond.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en tel daarna per onderdeel het aantal gasten. Zo kun je brood en beleg, salades, fruit en dranken gericht voorbereiden in plaats van op de dag zelf bij te kopen.
Laad accu's en powerbanks de avond ervoor volledig op en controleer hoeveel verlengkabels en stekkerdozen je nodig hebt. Neem voor apparatuur zonder vaste stroom een opgeladen powerbank mee.
Plan de opbouw ruim vóór de eerste gasten: controleer eerst de ondergrond, zet daarna tafels, stoelen en dekens neer en test als laatste muziek en microfoon. Richt het buffet en drankpunt pas in nadat de looproute naar het programma duidelijk is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekpicknick organiseren?: Reserveer de locatie en leg het muziekprogramma 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen minstens 3 weken van tevoren, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een muziekpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor koffie en thee kun je ongeveer 2 kopjes per persoon plannen; koel extra water apart van andere dranken.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur testen?: Test speakers, microfoons, mixer, kabels en stroomaansluitingen uiterlijk 1 week vooraf samen. Doe op de dag zelf nog een korte soundcheck van 30 tot 45 minuten voordat de gasten arriveren.
Wat moet ik regelen bij slecht weer tijdens een muziekpicknick?: Bevestig uiterlijk 3 dagen vooraf waar de picknick bij regen doorgaat of wanneer je annuleert. Controleer op de dag zelf niet alleen regen, maar ook wind en de staat van de ondergrond; partytenten zijn geen oplossing bij harde wind.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.