Checklist pour organiser un pique-nique musical
Un pique-nique musical demande plus qu’un repas à installer sur des couvertures. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, la météo, le transport et la sonorisation avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu aux derniers tests de musique et de micro. Elle couvre aussi l’installation du buffet, des boissons, de l’éclairage et des espaces assis.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Conserver le programme musical
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Partager l’itinéraire et le parking
Tester le matériel sonore
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Préparer les salades et les fruits
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Recharger les batteries et les powerbanks
Emballer le matériel
3 personnes
Événement
Vérifier le site et le revêtement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Déployer les couvertures de pique-nique
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Gérer le programme musical
Allumer l’éclairage
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Trier les caisses vides
Distribuer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 50
- Tables de pique-niqueqté 4
- Couvertures de pique-niqueqté 15
- Tables de buffetqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Couverts réutilisablesqté 70
- Saladiers de serviceqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Cuillères de serviceqté 12
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 6
- Tire-bouchonsqté 3
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Mixeur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Panneaux de menuqté 3
- Décorations de tableqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
- Gants en caoutchoucqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et verrouillez le programme musical au moins 4 à 6 semaines avant la date. Cela vous laisse le temps d’envoyer les invitations, de suivre les inscriptions et d’ajuster les quantités de repas.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Prévoyez une marge de 10 % pour les portions et la vaisselle.
- Vérifiez les prévisions météo 7 jours puis 48 heures avant le pique-nique. Confirmez le plan de repli au plus tard la veille, notamment pour les tentes, les couvertures et le matériel sonore.
- Testez les haut-parleurs, les microphones, le mixeur audio et les câbles 2 à 3 jours avant. Rechargez les batteries et les powerbanks la veille, puis gardez les rallonges et multiprises dans un sac identifié.
- Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tables, les chaises et les couvertures, puis le son, l’éclairage, le buffet et enfin les boissons refroidies.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un pique-nique musical ?
- Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et confirmez le programme en premier, puis envoyez les invitations et suivez les inscriptions.
- Combien de temps prévoir pour installer un pique-nique musical ?
- Prévoyez 2 à 3 heures avec une petite équipe. Comptez davantage si les tentes de réception, l’éclairage et la sonorisation doivent être montés sur place.
- Quand vérifier la météo pour un pique-nique musical ?
- Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et 24 heures avant. La décision finale concernant le plan de repli doit être prise la veille.
- Comment éviter les problèmes de son pendant un pique-nique musical ?
- Testez toute la chaîne audio 2 à 3 jours avant, y compris les microphones, le mixeur, les câbles et les batteries. Refaites un test complet sur le site avant l’arrivée des invités.
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