Muziekmiddag organiseren: checklist en planning

Een muziekmiddag staat of valt met een strak programma en techniek die vóór de eerste bezoeker getest is. Leg eerst datum, locatie en optredens vast; werk daarna aan aanmeldingen, catering en de indeling van de ruimte. Verzamel technische wensen van iedere artiest en zet podium, stoelen, buffet en garderobe op tijd klaar. Deze checklist helpt je de 63 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief de punten die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumruimte markeren
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
Vluchtwegen vrijmaken
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Pauzetafels afruimen
2 personen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Avondhapjes klaarzetten
3 personen
Artiesten verzorgen
Vierde optreden begeleiden
2 personen
Verlichting aanpassen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Afscheid van bezoekers
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekmixer
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Speakerstatievenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Geluidsset reservebatterijen

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Podiumachterdoek
Menukaartenaantal 10
Programmapostersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 3
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas aan het begin van de middag. Reserveer minimaal 2 uur vóór de opening voor het opbouwen van actieve speakers, mixer, microfoons, statieven en kabels, en test ieder kanaal met de artiesten.
Maak uiterlijk 1 week vooraf een definitieve podiumindeling. Markeer de podiumruimte, controleer of instrumentkabels en verlengkabels lang genoeg zijn en leg kabelmatten klaar op looproutes.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Controleer dit 3 dagen vóór de muziekmiddag en stem het aantal borden, bekers, besteksets, hapjes en dranken daarop af.
Stuur artiesteninformatie en het draaiboek uiterlijk 48 uur vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, soundcheck, volgorde, contactpersoon en de plek waar instrumenten kunnen worden klaargezet.
Loop de locatie 30 minuten vóór binnenkomst na met een korte checklist. Controleer stoelen, tafels, garderoberekken, verlichting, gekoelde dranken, reservebatterijen en vrije doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekmiddag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader artiesten direct daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor de middag het programma en de uitnodigingen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor het opbouwen van de techniek?: Reken op minimaal 2 uur voor speakers, mixer, microfoons, statieven, kabels en verlichting. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige soundcheck en het oplossen van storingen.
Wanneer moet ik het aantal hapjes en drankjes bepalen?: Maak 3 dagen vooraf een definitieve telling op basis van de aanmeldingen en dieetwensen. Controleer de boodschappenlijst opnieuw op de ochtend zelf en koel de dranken minstens 4 uur vooraf.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een muziekmiddag?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Houd rond podium, buffet en doorgangen minimaal 1 meter vrije loopruimte aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.