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Organiser un après-midi musical sans rien oublier

Un après-midi musical demande de coordonner les artistes, les invités et toute la technique avant l’ouverture des portes. Cette checklist de 63 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des réservations aux derniers branchements. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, l’accueil et la circulation dans la salle : ces détails sont souvent réglés trop tard. Le jour J, gardez le déroulé imprimé et testez chaque microphone, câble et enceinte avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le programme musical

    2 personnes

  • Contacter les artistes

    2 personnes

  • Confirmer les prestations

    2 personnes

  • Recueillir les besoins techniques

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Créer le plan

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Envoyer les informations sur les artistes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Dégager le lieu

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Délimiter l’espace de scène

    2 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Installer les instruments

    3 personnes

  • Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Aménager le buffet et le bar

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Vérifier les installations sanitaires

  • Dégager les issues de secours

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Effectuer les réglages sonores

    3 personnes

  • Ouvrir les portes

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Encadrer la première prestation

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir le buffet en ordre

    2 personnes

  • Accompagner la deuxième prestation

    2 personnes

  • Débarrasser les tables de pause

    2 personnes

  • Accompagner le troisième spectacle

    2 personnes

  • Préparer les amuse-bouches du soir

    3 personnes

  • S’occuper des artistes

  • Encadrer la quatrième prestation

    2 personnes

  • Ajuster l’éclairage

  • Encadrer la dernière représentation

    2 personnes

  • Servir le dernier tour

    2 personnes

  • Dire au revoir aux visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Éteindre l'installation sonore

    2 personnes

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Vérifier l'équipement

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger les stocks restants

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tabourets de barqté 6
  • Tables de buffetqté 3
  • Portantsqté 2
  • Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pichets à caféqté 4
  • Carafes d’eauqté 6

Équipement

  • Intervenants actifsqté 2
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Pieds d'enceinteqté 2
  • Câbles d'instrumentsqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Passe-câblesqté 12
  • Batteries de rechange pour système audio

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 4
  • Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Nappesqté 10
  • Fond de scène
  • Cartes de menuqté 10
  • Affiches du programmeqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Seaux à glaceqté 3
  • Plaques à inductionqté 2
  • Plats de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 2
  • Seaux de nettoyageqté 3
  • Chiffons microfibresqté 12
  • Balais à mainqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les artistes : le programme musical dépend de la capacité de la salle, de l’espace scénique et des autorisations nécessaires.
  • Demandez les besoins techniques à chaque artiste au moins 2 semaines avant l’événement. Vérifiez ensuite la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles, les rallonges et les multiprises.
  • Traitez les inscriptions quelques jours avant l’après-midi musical et regroupez les réponses alimentaires dans une liste unique. Prévoyez les en-cas, les assiettes, les couverts, les gobelets réutilisables et les carafes d’eau avant les courses.
  • Installez la scène, les tables et les chaises avant les balances. Délimitez les câbles avec des passe-câbles et gardez les sorties dégagées pour éviter de devoir déplacer le mobilier au dernier moment.
  • Refroidissez les boissons et préparez les plateaux de service le jour même. Imprimez le déroulé et répartissez les bénévoles avant l’ouverture afin qu’une personne reste disponible pour les artistes et une autre pour l’accueil.

Questions fréquentes

Quand confirmer les artistes pour un après-midi musical ?
Confirmez les prestations au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demandez les horaires d’arrivée, la durée du passage et les besoins techniques dès la première confirmation.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?
Réservez au minimum 2 heures avant l’accueil du public pour installer la table de mixage, les microphones, les enceintes et les câbles. Ajoutez 30 minutes pour tester chaque entrée et faire une balance rapide avec les artistes.
Quand envoyer les invitations et traiter les inscriptions ?
Envoyez les invitations environ 3 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités de boissons et d’en-cas.
Que faut-il vérifier la veille d’un après-midi musical ?
La veille, vérifiez le déroulé, les autorisations, les réservations, la liste des courses et la répartition des bénévoles. Contrôlez aussi les batteries de rechange, les rallonges, les multiprises et l’éclairage avant l’installation finale.

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