Muziekfestival organiseren: checklist en planning
Een muziekfestival organiseren begint niet met het podium, maar met datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je artiesten, programma, techniek, catering, beveiliging en toiletten vast. In de laatste weken draait alles om bevestigen: contracten, vrijwilligers, tickets, plattegrond en draaiboek. Deze checklist helpt je de 72 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de festivaldag niet nog apparatuur, dranken of praktische voorzieningen hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Artiestencontracten vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Beveiliging reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
2 personen
Fotograaf reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Promotiecampagne starten
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Polsbandjes en tickets bestellen
Techniekplanning bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
3 personen
Materialen klaarzetten
4 personen
Terrein afzetten
4 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
Lichtinstallatie ophangen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
4 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Artiestenontvangst inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Backstage bevoorraden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Entree bemannen
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Bar bemannen
6 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terrein schoonhouden
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Programmawijzigingen aankondigen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
3 personen
Bar afsluiten
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Podium afbreken
6 personen
Lichtinstallatie afbreken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Artiesten uitbetalen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podium
- Partytentenaantal 4
- Biertafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 4
- Dranghekkenaantal 30
- Koelboxenaantal 8
Apparatuur
- Speakersaantal 6
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorspeakersaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- Stroomhaspelsaantal 6
- Podiumtrappenaantal 2
Verlichting
- Podiumlampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtslingersaantal 10
- Bouwlampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 12
- Koelkastenaantal 3
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 20
- Podiumdoekenaantal 4
- Pijlenbordenaantal 12
- Programmapostersaantal 20
- Tafelkledenaantal 20
- Polsbandjesaantal 500
- Ticketrollenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalcontainersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 3
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Werkhandschoenenaantal 12
- Poetsdoekenaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag vergunningen zo vroeg mogelijk aan en controleer welke documenten de gemeente nodig heeft. Plan daarnaast direct beveiliging, toiletten en dranghekken; deze voorzieningen zijn vaak eerder volgeboekt dan je verwacht.
- Leg technische wensen per artiest schriftelijk vast voordat je de techniekplanning bevestigt. Controleer onder meer het aantal microfoons, DI-boxen, monitorspeakers, XLR-kabels en stroomaansluitingen.
- Maak uiterlijk enkele weken vooraf een plattegrond met podium, partytenten, bars, toiletten, afvalbakken, garderoberekken en vluchtroutes. Gebruik die kaart vervolgens voor de indeling van vrijwilligers en beveiliging.
- Bestel polsbandjes, tickets en herbruikbare bekers op basis van het verwachte bezoekersaantal, met een kleine reserve. Tel ook borden, besteksets, wijnglazen en koelboxen mee als catering niet alles zelf aanlevert.
- Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en bepaal wie partytenten, lichtslingers, bouwlampen en kabels controleert. Zet dranken pas vlak voor opening gekoeld klaar en wijs één persoon aan voor de laatste boodschappencontrole.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer catering, beveiliging, toiletten en techniek zodra het programma grotendeels vaststaat, meestal 2 tot 4 maanden voor de festivaldag.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een muziekfestival aanvragen?
- Dien de aanvraag in zodra datum en locatie vastliggen; houd minimaal 8 tot 12 weken aan als werktermijn. Controleer bij de gemeente of voor geluid, alcohol, verkeer of tijdelijke bouwwerken extra meldingen of vergunningen nodig zijn.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een muziekfestival?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Pas de voorraad aan op de duur, leeftijd van bezoekers, temperatuur en de vraag of er ook eten en alcoholvrije opties zijn.
- Wanneer maak ik het draaiboek voor een muziekfestival?
- Maak een eerste versie 4 tot 6 weken vooraf en werk die uiterlijk in de laatste week bij. Zet per tijdstip de opbouw, soundcheck, optredens, catering, vrijwilligerswissels, veiligheidscontroles en het opruimen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!