Musikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage Genehmigungen und buche Sicherheitsdienst, Toiletten sowie Catering möglichst mehrere Wochen vor dem Festival. Diese Leistungen sind oft nicht kurzfristig verfügbar und beeinflussen deinen Lageplan.
• Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler, bevor du die Technikplanung bestätigst. Prüfe dabei nicht nur Lautsprecher und Mischpult, sondern auch Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Monitore, Stromanschlüsse und Bühnentreppen.
• Verschicke Künstlerinformationen mit Anfahrtsbeschreibung, Zeitplan, Ansprechpartner und Soundcheck-Zeit spätestens 7 Tage vor dem Festival. So kommen Rückfragen nicht erst während des Aufbaus auf.
• Plane Einlass, Helferschichten und Absperrungen gemeinsam mit dem Lageplan. Armbänder, Tickets, Abfallbehälter, Garderobenständer und ausreichend beleuchtete Wege werden bei der Detailplanung leicht übersehen.
• Prüfe Wettervorhersage und Einkaufsliste 24 bis 48 Stunden vorher. Stelle Getränke erst kurz vor Beginn gekühlt bereit und sichere Partyzelte, Kabel sowie Bühnen- und Lichttechnik gegen Regen und Stolperstellen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Musikfestival organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Künstleranfragen. Technik, Sicherheit, Toiletten und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival verbindlich gebucht sein.

Welche Genehmigungen braucht man für ein Musikfestival?

Das hängt von Ort, Größe, Lautstärke und Nutzung des Geländes ab. Kläre die erforderlichen Genehmigungen mindestens 8 Wochen vorher mit der zuständigen Behörde und prüfe zusätzlich Lärmschutz, Sicherheit, Ausschank und Veranstalterhaftung.

Wie viel Technik braucht ein Musikfestival?

Das richtet sich nach Bühnenfläche, Besucherzahl und Programm. Sammle die Anforderungen jedes Künstlers spätestens 4 Wochen vorher und bestätige danach Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorlautsprecher, DI-Boxen, Kabel, Beleuchtung und Stromversorgung.

Was muss am Tag vor dem Musikfestival erledigt sein?

Am Vortag sollten Lageplan und Ablaufplan stehen, Helfer eingeteilt, Tickets und Armbänder vorhanden sowie Technik und Sicherheitsmaßnahmen bestätigt sein. Prüfe außerdem Wetter und Einkaufsliste 24 bis 48 Stunden vorher und stelle verderbliche Waren erst kurz vor dem Einlass bereit.

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