Muziekbingo organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een muziekbingo staat of valt met een goed getest programma en duidelijke spelmaterialen. Reserveer eerst de locatie, bepaal de tijden en stel de muziekrondes samen voordat je kaarten afdrukt of uitnodigingen verstuurt. Controleer muziekbestanden op de laptop en bewaar een back-up op een USB-stick. Op de dag zelf test je geluid en beeld, leg je bingokaarten klaar en richt je bar, buffet en prijzen overzichtelijk in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma en tijden bepalen
2 personen
Muziekrondes samenstellen
2 personen
Muziekbestanden controleren
Bingokaarten ontwerpen
Bingokaarten afdrukken
Prijzen inkopen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Muziek en bestanden back-uppen
Apparatuur opladen
Prijzen inpakken
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluid en beeld aansluiten
2 personen
Geluid en beeld testen
2 personen
Bingokaarten klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Spelregels uitleggen
Eerste bingorondes begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze en buffet aanvullen
3 personen
Muziekquizrondes begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven voedsel inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Laptops
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
USB-sticksaantal 2

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 60
Bingostiftenaantal 60
Antwoordformulierenaantal 60
Pennenaantal 60
Scoreformulierenaantal 60

Decoratie

Feestbannersaantal 4
Ballonnenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Prijstafeldecoratieaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 2 tot 3 weken voor de muziekbingo de locatie, het programma en de rondes. Zo houd je tijd over om muzieknummers en bingokaarten te controleren voordat de uitnodigingen uitgaan.
Reken per deelnemer op 1 bingokaart en 1 bingostift, plus enkele extra kaarten en pennen voor fouten of onverwachte gasten. Leg antwoord- en scoreformulieren apart klaar als je daarmee werkt.
Test laptop, luidsprekers, microfoons, projector en projectiescherm uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Neem naast de hoofdbestanden minimaal 1 back-up op een USB-stick mee.
Zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koud en bereid koffie en thee vóór de eerste ronde. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat boodschappen en buffet daarop kunnen worden aangepast.
Maak de zaal 60 tot 90 minuten voor de start klaar: zet tafels en stoelen op, richt bar en buffet in, leg kaarten klaar en controleer of prijzen zichtbaar en ingepakt zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel rondes heeft een muziekbingo?: Plan meestal 4 tot 6 muziekrondes, afhankelijk van de totale duur en het aantal nummers per ronde. Reserveer per ronde ongeveer 15 tot 20 minuten, inclusief uitleg en het controleren van winnaars.
Hoe lang duurt een muziekbingo?: Reken voor een complete muziekbingo op 2 tot 3 uur, inclusief pauze en prijsuitreiking. Trek daarnaast minimaal 90 minuten uit voor opbouw en een volledige geluids- en beeldtest.
Wanneer moet ik bingokaarten voor een muziekbingo afdrukken?: Druk de kaarten 3 tot 7 dagen vooraf af, nadat de muziekrondes en deelnemerslijst definitief zijn. Maak 5 tot 10 procent extra kaarten voor beschadiging, vergissingen of extra deelnemers.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een muziekbingo?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Zet gekoelde dranken minimaal 2 uur vóór de start klaar en houd koffie, thee en water apart beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.