Checklist para organizar un bingo musical
Un bingo musical necesita algo más que una lista de canciones. Hay que cuadrar las rondas, preparar cartones, probar el sonido y tener los premios listos antes de que lleguen los participantes. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para organizarlo paso a paso, desde la reserva del lugar hasta el montaje del bufé y la barra. Úsala para comprobar qué debes cerrar con semanas de antelación y qué conviene dejar preparado el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Determinar el programa y los horarios
2 personas
Crear las rondas musicales
2 personas
Comprobar los archivos de música
Diseñar cartones de bingo
Imprimir tarjetas de bingo
Comprar premios
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Hacer copia de seguridad de la música y los archivos
Cargar el equipo
Empaquetar los premios
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar el sonido y la imagen
2 personas
Probar sonido e imagen
2 personas
Preparar las tarjetas de bingo
2 personas
Exponer los premios
Montar el bufé y la barra
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Explicar las reglas del juego
Acompañar las primeras rondas de bingo
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el descanso y el buffet
3 personas
Coordinar las rondas del concurso musical
3 personas
Entregar premios
2 personas
Guiar la ronda final
3 personas
Servir la última ronda de consumiciones
2 personas
Despedirse de los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Portátiles
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Memorias USBcant. 2
Material de juego
- Cartones de bingocant. 60
- Rotuladores de bingocant. 60
- Hojas de respuestacant. 60
- Bolígrafoscant. 60
- Hojas de puntuacióncant. 60
Decoración
- Banners de fiestacant. 4
- Globoscant. 50
- Mantelescant. 8
- Decoración de la mesa de premioscant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la duración de cada ronda al menos una semana antes. Así puedes revisar las canciones, preparar los cartones y explicar con claridad cómo se gana.
- Prueba el portátil, los altavoces, los micrófonos, el proyector y la pantalla el día anterior. Lleva una copia de seguridad de la música en una memoria USB y comprueba también los cables alargadores y las regletas.
- Prepara un cartón de bingo y un rotulador para cada participante, más un pequeño margen de repuesto. Coloca también hojas de respuesta, bolígrafos y hojas de puntuación en cada mesa antes de abrir el lugar.
- Compra y empaqueta los premios como mínimo 2 o 3 días antes. Exponerlos al inicio ayuda a que los participantes entiendan qué está en juego y evita buscarlos mientras avanza una ronda.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y monta café, té, vasos, tazas, platos y cubiertos antes de recibir al grupo. Revisa las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y separa esas opciones en el bufé.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un bingo musical?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Deja cerrados el programa, la música, los cartones y los premios al menos 7 días antes.
- ¿Cuántas canciones hacen falta para un bingo musical?
- Depende del número de rondas, pero calcula entre 10 y 15 canciones por ronda si quieres que dure unos 20-30 minutos. Prepara además 2 o 3 canciones de reserva por si una ronda termina demasiado pronto.
- ¿Qué equipo necesito para un bingo musical?
- Necesitas al menos un portátil, altavoces, micrófono si el grupo es grande, y cables de conexión. Si vas a mostrar letras, imágenes o instrucciones, añade un proyector y una pantalla, y prueba todo entre 2 y 24 horas antes.
- ¿Cuántos cartones de bingo debo imprimir?
- Imprime un cartón por participante inscrito y añade entre un 10 % y un 15 % de repuesto. Para 40 personas, prepara 44-46 cartones, además de rotuladores y algunas hojas de respuesta adicionales.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!