Checklist pour organiser un bingo musical

Un bingo musical repose sur deux éléments à régler avec précision : les fichiers audio et le déroulement du jeu. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’installation du buffet et des lots. Prévoyez aussi un test complet du son et de l’image avant l’arrivée des participants. Les cartons, les marqueurs et les feuilles de score doivent être prêts en nombre suffisant, tout comme les solutions de secours pour la musique et les branchements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme et les horaires
2 personnes
Composer les sélections musicales
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
Concevoir les cartes de bingo
Imprimer les cartons de bingo
Acheter les prix
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Sauvegarder la musique et les fichiers
Recharger les appareils
Emballer les prix
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher le son et l'image
2 personnes
Tester le son et l’image
2 personnes
Préparer les cartons de bingo
2 personnes
Installer les lots
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
Animer les premiers tours de bingo
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la pause et le buffet
3 personnes
Animer les manches du quiz musical
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Animer la finale
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les aliments restants
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Ordinateurs portables
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Clés USBqté 2

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 60
Marqueurs de bingoqté 60
Formulaires de réponseqté 60
Stylosqté 60
Feuilles de scoreqté 60

Décoration

Bannières de fêteqté 4
Ballonsqté 50
Nappesqté 8
Décoration de la table des prixqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et fixez les horaires au moins 4 à 6 semaines avant la soirée. Vérifiez notamment l’heure d’ouverture possible, la disposition des tables et la place nécessaire pour l’écran et les haut-parleurs.
Préparez la sélection musicale 2 à 3 semaines à l’avance, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur qui servira le jour J. Conservez une copie sur une clé USB et une seconde sauvegarde sur un autre appareil.
Imprimez les cartons de bingo avec une marge de 10 % par rapport au nombre d’inscrits. Pour 40 participants, prévoyez donc 44 cartons, ainsi que des marqueurs et des stylos de rechange.
Achetez et emballez les lots avant la dernière semaine, puis regroupez-les par manche. Cette organisation évite de chercher le bon prix pendant l’animation et permet de vérifier rapidement qu’aucun lot ne manque.
Le jour même, ouvrez la salle au moins 2 heures avant le début. Comptez 30 minutes pour les tables et les chaises, 30 minutes pour le son et l’image, puis faites un test avec un extrait musical et un microphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un bingo musical ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver la salle, choisir la musique, concevoir les cartons, acheter les lots et gérer les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, les sauvegardes et la préparation du matériel.
Combien de cartons de bingo faut-il imprimer ?: Imprimez un carton par participant et ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 40 personnes, préparez 44 cartons, avec des marqueurs supplémentaires pour remplacer ceux qui sont perdus ou défectueux.
Quand tester le son et la projection pour un bingo musical ?: Faites un premier test 1 à 2 jours avant, puis un second test à l’ouverture de la salle, au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez le volume, le microphone, l’image, les rallonges et les multiprises.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 2 heures avant le début : 30 minutes pour les tables et les chaises, 30 minutes pour le buffet et le bar, puis 60 minutes pour le matériel audio, la projection, les cartons et les lots.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.