Muziekavond organiseren: complete checklist

Een muziekavond staat of valt met drie dingen: een passende locatie, betrouwbare techniek en een strak tijdschema. Leg muzikanten, geluidsapparatuur en het programma vroeg vast; die bepalen hoeveel ruimte en voorbereiding je nodig hebt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je gericht boodschappen doet. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumzone, een volledige geluidscheck en gekoelde dranken voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muzikanten vastleggen
Geluidsapparatuur vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Bezoekerslijst afronden
Draaiboek afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Dranken koelen
2 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
Buffet- en barzone inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Openingsmuziek starten
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Publieksverzoekjes verzamelen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Afscheidsmuziek starten
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Kabels en verlichting afbreken
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Audio-aansluitkabels
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 5
Ledspotsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Drankkannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 3
IJscontainersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Decoratieve postersaantal 10
Decoratietapeaantal 4
Naamkaartjesaantal 70

Catering

Buffetbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Drankdispensersaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afvalbakkenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Reserveer de locatie en leg muzikanten en geluidsapparatuur zo vroeg mogelijk vast. Controleer meteen hoeveel ruimte beschikbaar is voor het podium, kleedkamer, tafels en stoelen.
Plan de geluidscheck minimaal 2 uur voor aanvang. Sluit microfoons, mengpaneel, luidsprekers en laptop aan en test alle audio-aansluitkabels voordat bezoekers arriveren.
Werk de bezoekerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf af en verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen. Zo kun je boodschappen, borden, bestek en drank gericht klaarzetten.
Maak de podiumzone vrij voordat tafels en stoelen worden geplaatst. Leg verlenghaspels en stekkerdozen veilig buiten looproutes en dek kabels af met kabelmatten.
Koel dranken enkele uren vooraf en controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, drankkannen en ijscontainers vóór de start. Haal locatiesleutels en druk het draaiboek uiterlijk op de dag zelf af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, muzikanten en geluidsapparatuur. Verstuur uitnodigingen zodra datum en programma vaststaan, zodat je de bezoekerslijst en dieetwensen op tijd kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een muziekavond?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, verlichting, versiering en de geluidsinstallatie. Plan daarbinnen minstens 2 uur voor aansluiten en testen van microfoons, mengpaneel en luidsprekers.
Wanneer doe ik boodschappen voor een muziekavond?: Controleer de boodschappenlijst 1 tot 2 dagen vooraf en doe de boodschappen uiterlijk op de dag vóór het evenement. Koel dranken enkele uren voor aanvang en zet ijs pas vlak voor gebruik klaar.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een muziekavond versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van 7 tot 10 dagen voor de muziekavond. Gebruik daarna de definitieve bezoekerslijst voor catering en zaalindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.