Checklist para una noche de música sin imprevistos
Una noche de música necesita más coordinación que una reunión con una lista de reproducción. Primero se cierran el lugar, los músicos y el equipo de sonido; después se gestionan invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas. En los últimos días conviene reunir la música de los artistas, confirmar asistentes y revisar compras. El día del evento, reserva varias horas para recoger las llaves, enfriar las bebidas, montar el espacio y hacer una prueba de sonido antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Contratar músicos
Reservar el equipo de sonido
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Reunir archivos de música
Recopilar información de los artistas
Finalizar la lista de visitantes
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Enfriar bebidas
2 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los paneles informativos
Montar la zona de buffet y bar
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Poner la música de apertura
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recopilar peticiones del público
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Poner la música de despedida
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar cables e iluminación
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
- Mesas de vestuariocant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Portátil
- Cables de conexión de audio
- Soportes para altavocescant. 2
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 5
- Focos LEDcant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 50
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras para bebidascant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Contenedores para hielocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Pósteres decorativoscant. 10
- Cinta decorativacant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 70
Catering
- Bandejas de bufécant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de limpiezacant. 10
- Papeleracant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Consejos
- Cierra el sonido con antelación y comprueba que incluye altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables y regletas. Una prueba de sonido de 60 a 90 minutos evita descubrir conexiones incompatibles cuando ya ha empezado la recepción.
- Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y fija una fecha de respuesta 7 días antes del evento. Así podrás cerrar la lista de visitantes y calcular vasos, copas, platos y cubiertos sin comprar a ciegas.
- Prepara el programa y reúne los archivos de música al menos 5 días antes. Guarda una copia en el portátil y otra en una memoria USB para no depender de una única fuente durante las actuaciones.
- Deja despejada la zona del escenario antes de montar mesas y sillas. Reserva como mínimo 2 horas para colocar el mobiliario, colgar la iluminación y la decoración, conectar los micrófonos y cubrir los cables para evitar tropiezos.
- Enfría las bebidas varias horas antes de abrir las puertas y prepara por separado el servicio de café y té. Coloca termos, jarras, bandejas, abrebotellas y recipientes para hielo donde el equipo pueda encontrarlos sin interrumpir la música.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de música?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar músicos y asegurar el equipo de sonido. Envía las invitaciones unas 3 semanas antes y confirma la lista definitiva 7 días antes.
- ¿Cuánto dura una prueba de sonido?
- Calcula entre 60 y 90 minutos, además del tiempo de montaje del sistema. Hazla con los micrófonos, el portátil y los archivos que se utilizarán durante la noche, no solo con los altavoces encendidos.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas a enfriar entre 4 y 6 horas antes de que lleguen los invitados. Si utilizas neveras portátiles, prepara también los recipientes para hielo y comprueba que haya suficientes vasos y copas en la zona de servicio.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?
- Reserva al menos 2 horas para recoger las llaves, despejar el escenario, colocar mesas y sillas, montar el sonido y colgar la iluminación. Añade 30 minutos de margen para corregir cables, mover mobiliario o repetir la prueba técnica.
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