Zo organiseer je een musicalvoorstelling

Begin met de datum, locatie en publiekscapaciteit; die keuzes bepalen hoeveel cast, crew, stoelen en techniek je nodig hebt. Leg daarna de repetitieruimte en technische benodigdheden vast, voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk decor, kostuums, rekwisieten, muziek en licht uit naast een technisch draaiboek. In de laatste week draait alles om controleren: microfoons, programmaboekjes, catering, publieksinformatie en de ontruimingsprocedure.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Voorstelling en publiekscapaciteit bepalen
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
5
Cast en crew bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programmaboekjes bestellen
10
Ticketlijst en gastenlijst maken
2 personen
11
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
12
Decorontwerp uitwerken
3 personen
13
Kostuums controleren
3 personen
14
Rekwisieten inventariseren
2 personen
15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
16
Technisch draaiboek opstellen
2 personen
17
Lichtplan voorbereiden
2 personen
18
Microfoontoewijzing maken
19
Publieksbegeleiding inplannen
20
BHV- en ontruimingsinformatie controleren
2 personen
21
Programmaboekjes ophalen
22
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
23
Laatste repetitie uitvoeren
10 personen
24
Catering bestellen
25
Publieksinformatie versturen
26
Kostuums wassen en strijken
3 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Decor en materialen klaarzetten
3 personen
30
Kassa en betaalmiddelen voorbereiden
2 personen
31
Podiumvloer en speelvlak controleren
3 personen
32
Publieksstoelen opstellen
4 personen
33
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
34
Decor opbouwen
5 personen
35
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
37
Lichtapparatuur installeren
3 personen
38
Microfoons testen
3 personen
39
Muziek en cues testen
3 personen
40
Kleedkamers inrichten
3 personen
41
Cateringbuffet inrichten
3 personen
42
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
43
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
44
Cast en crew briefen
3 personen
45
Kostuums en grime klaarzetten
3 personen
46
Zaal en vluchtwegen controleren
2 personen

Event

47
Publiek ontvangen
5 personen
48
Programma uitdelen
2 personen
49
Dranken en hapjes serveren
4 personen
50
Voorstelling begeleiden
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
53
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
54
Tweede deel begeleiden
4 personen
55
Artiestenapplaus en bedankwoord begeleiden
2 personen
56
Publiek uitgeleiden
4 personen
57
Castmaaltijd serveren
3 personen
58
Publieksfoyer opruimen
3 personen

Nazorg

59
Techniek veilig uitschakelen
3 personen
60
Kostuums verzamelen
3 personen
61
Rekwisieten en decor afbreken
5 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
66
Meubilair terugplaatsen
4 personen
67
Techniek inpakken
3 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
70
Restvoorraad controleren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Ontvangstbaliesaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Muziekspeler
Laptop
Reservebatterijenaantal 24
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Podiumgordijnenaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Slingerlichtaantal 6
Decoratieve doekenaantal 10
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Tie-wrapsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Karaffenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Afwasteiltjesaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische repetitie niet pas op de voorstellingsdag. Reserveer apparatuur zoals draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en podiumspots en test alle muziekbestanden minimaal 7 dagen vooraf.
Maak één actuele lijst voor cast, crew, tickets en gasten. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 3 dagen voor de voorstelling, zodat je stoelen, catering en publieksbegeleiding kunt afstemmen.
Controleer kostuums, rekwisieten en decor in één gezamenlijke inventaris. Leg achterdoeken, decorpanelen, tape en tie-wraps uiterlijk tijdens de laatste repetitie klaar; ontbrekende kleine bevestigingsmaterialen zorgen vaak voor vertraging.
Verdeel draadloze microfoons vooraf per speler en leg reservebatterijen klaar. Noteer per microfoon wie hem gebruikt en test het bereik op het podium én in de coulissen.
Stuur publieksinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf. Vermeld aankomsttijd, ingang, garderobe, zitplaatsen en eventuele dieet- of toegankelijkheidsinformatie, zodat de ontvangstbalie niet alle vragen tegelijk krijgt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een musicalvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, voorstelling en publiekscapaciteit. Reserveer repetitieruimte en techniek daarna zo snel mogelijk, omdat die onderdelen de planning bepalen.
Wanneer moet je de techniek van een musical testen?: Test geluid, licht, muziek en bekabeling minimaal 7 dagen vooraf en opnieuw tijdens de laatste repetitie. Plan op de voorstellingsdag minstens 2 uur voor opbouw, aansluiting en een korte volledige controle.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een musicalvoorstelling?: Gebruik het aantal bevestigde gasten als basis en tel 5 tot 10 procent extra stoelen voor late wijzigingen. Houd gangpaden en uitgangen vrij en controleer de uiteindelijke opstelling tegen de publiekscapaciteit van de locatie.
Wanneer bestel je programmaboekjes en catering?: Bestel programmaboekjes zodra de cast- en publieksinformatie definitief is, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Bepaal cateringhoeveelheden na het sluiten van de aanmeldingen, meestal 3 dagen voor de voorstelling, en verwerk dan ook dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.