Cómo organizar un espectáculo musical sin perder el control

Organizar un espectáculo musical exige coordinar al mismo tiempo al reparto, el equipo técnico, la sala y la atención al público. Empieza fijando fecha, lugar y aforo; después bloquea los ensayos y reserva el material que no puedas sustituir. En las últimas semanas, cierra entradas, programas, vestuario, atrezzo y catering. El día del espectáculo, trabaja con un plan técnico único y deja tiempo para una prueba completa antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Determinar el aforo del espectáculo y del público
2 personas
3
Reservar la sala de ensayo
4
Reservar material técnico
2 personas
5
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Encargar los programas
10
Crear lista de entradas y lista de invitados
2 personas
11
Determinar las cantidades del catering
2 personas
12
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
13
Comprobar los disfraces
3 personas
14
Inventariar atrezzo
2 personas
15
Reunir archivos de música
2 personas
16
Elaborar el plan técnico
2 personas
17
Preparar el plan de iluminación
2 personas
18
Hacer la asignación de micrófonos
19
Planificar la atención al público
20
Comprobar la información de seguridad y evacuación
2 personas
21
Recoger folletos del programa
22
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
23
Realizar el último ensayo
10 personas
24
Pedir el catering
25
Enviar información al público
26
Lavar y planchar los trajes
3 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Enfriar las bebidas
2 personas
29
Preparar la decoración y los materiales
3 personas
30
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
31
Comprobar el suelo del escenario y la zona de actuación
3 personas
32
Colocar las sillas para el público
4 personas
33
Colocar las mesas de recepción
2 personas
34
Montar la decoración
5 personas
35
Preparar los accesorios
3 personas
36
Conectar el equipo de sonido
3 personas
37
Instalar equipos de iluminación
3 personas
38
Probar los micrófonos
3 personas
39
Probar la música y las señales
3 personas
40
Preparar los vestuarios
3 personas
41
Montar el buffet de catering
3 personas
42
Dejar listos los programas
2 personas
43
Montar el mostrador de recepción
2 personas
44
Informar al reparto y al equipo
3 personas
45
Preparar disfraces y maquillaje
3 personas
46
Comprobar la sala y las vías de evacuación
2 personas

Evento

47
Recibir al público
5 personas
48
Repartir el programa
2 personas
49
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
50
Coordinar la presentación
4 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer el bufé del descanso
3 personas
53
Guiar al público al recinto
3 personas
54
Guiar la segunda parte
4 personas
55
Coordinar los aplausos y el discurso de agradecimiento para los artistas
2 personas
56
Despedir al público
4 personas
57
Servir la comida del elenco
3 personas
58
Despejar el foyer del público
3 personas

Seguimiento

59
Apagar la técnica de forma segura
3 personas
60
Reunir los trajes
3 personas
61
Desmontar utilería y decoración
5 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Limpiar la sala
4 personas
65
Limpiar los vestuarios
2 personas
66
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
67
Empacar el equipo técnico
3 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Lavar y guardar los disfraces
3 personas
70
Comprobar el stock restante
2 personas
71
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 8
Percheros para camerinoscant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Mostradores de recepcióncant. 2
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 8
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Portátil
Baterías de repuestocant. 24
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Enrollacablescant. 4

Decoración

Telones de fondocant. 3
Cortinas del escenariocant. 2
Paneles decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Guirnalda de lucescant. 6
Paños decorativoscant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Bridascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Jarrascant. 12
Bandejas de servircant. 16
Cubetas para lavarcant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define el aforo desde el principio y úsalo para calcular sillas, entradas, catering y personal de recepción. Si cambias la capacidad después, tendrás que rehacer varias listas y cantidades.
Reserva la sala de ensayo y el material técnico con varias semanas de margen. Los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y focos suelen ser difíciles de sustituir a pocos días del espectáculo.
Haz un inventario separado de disfraces y atrezzo, con una persona responsable de cada grupo. Comprueba ambos durante el último ensayo, no cuando el reparto ya esté entrando en camerinos.
Cierra la información del público al menos 3 días antes: horario, acceso, entradas, indicaciones de seguridad y posibles restricciones. Así reduces preguntas en recepción y evitas que lleguen espectadores sin la información necesaria.
Programa una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Revisa micrófonos, reproducción musical, iluminación, cables y baterías de repuesto; deja también preparados los programas y la lista de invitados en recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar un espectáculo musical?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si hay reparto, ensayos, vestuario, atrezzo y equipo técnico. Reserva la sala y el material al inicio, y deja las confirmaciones finales para los últimos 7 días.
¿Cuándo se debe hacer el último ensayo de un espectáculo musical?: Haz el último ensayo entre 24 y 48 horas antes, con la puesta en escena, el atrezzo, los disfraces y la música. La prueba de sonido e iluminación puede repetirse el mismo día, antes de recibir al público.
¿Cómo calcular el catering para un espectáculo musical?: Calcula las cantidades según el aforo confirmado y separa al público del reparto y el equipo. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes y encarga el catering cuando la lista de asistentes esté cerrada.
¿Qué hay que revisar antes de abrir las puertas?: Entre 60 y 90 minutos antes, comprueba entradas, lista de invitados, recepción, programas, señalización, evacuación y circulación del público. Haz también una revisión rápida de micrófonos, iluminación, cables y camerinos.

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