Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin met het programma, de speeldatum en de zaal; die bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Leg daarna artiesten en medewerkers vast en open op tijd de aanmeldingen of kaartverkoop. Werk ondertussen de techniek, catering, kostuums en rekwisieten uit. De laatste week draait vooral om controleren: zijn licht en geluid getest, liggen programmaboekjes klaar en weet iedereen waar hij moet zijn?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Artiesten en medewerkers vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldingen openen
7
Kaartverkoop inrichten
8
Promotieposter verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
12
Reserveringen bevestigen
13
Draaiboek afdrukken
14
Publiekslijst afdrukken
15
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Rekwisietenlijst controleren
2 personen
18
Kostuums controleren
2 personen
19
Technische lijst controleren
2 personen
20
Licht- en geluidsapparatuur reserveren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Voorraad servies controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Kostuums wassen en strijken
2 personen
25
Rekwisieten verzamelen
3 personen
26
Catering voorbereiden
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Pauzehapjes klaarzetten
3 personen
29
Zaalindeling uitzetten
2 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
32
Podiumvloer vrijmaken
3 personen
33
Decor opbouwen
4 personen
34
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
35
Licht installeren
3 personen
36
Geluid installeren
3 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Lichtstanden testen
2 personen
39
Kostuums klaarleggen
2 personen

Event

40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
42
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
43
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
44
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
49
Voorstelling starten
3 personen
50
Licht en geluid bedienen
2 personen
51
Rekwisieten wisselen
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Pauzehapjes serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
56
Voorstelling hervatten
3 personen
57
Applausmoment begeleiden
2 personen
58
Artiesten bedanken
59
Naborrel serveren
3 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Rekwisieten afbreken
3 personen
64
Decor afbreken
4 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten controleren
70
Voorraad verpakken
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Kostuums retourneren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen nabellen
74
Betalingen en bonnetjes verwerken
75
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 8
Ontvangsttafelaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Presentatie-afstandsbediening
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbruggenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Werklampenaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Podiumgordijnenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Vazenaantal 6
LED-kaarsenaantal 12

Rekwisieten

Rekwisietenkistenaantal 4
Handrekwisietenaantal 20
Decoratieve meubelsaantal 6

Kostuums

Kostuumrekkenaantal 3
Kostuumhoezenaantal 20
Kledinghangersaantal 30

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 4
Flessenopenersaantal 4

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 12
Plakbandaantal 6
Ducttapeaantal 4
A4-printpapieraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Moppenaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer licht- en geluidsapparatuur zodra de zaal vastligt. Controleer minimaal één week vooraf of je mengtafel, actieve speakers, microfoons, HDMI-kabels en voldoende verlengkabels hebt; op de avond zelf ontbreekt vaak juist een kabel of stekkerdoos.
Plan de kaartverkoop en publiekslijst niet pas in de laatste dagen. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 48 uur voor de voorstelling, zodat je stoelen, programmaboekjes, naamkaartjes en eventuele dieetwensen nog kunt verwerken.
Maak een apart technisch moment vóór de inloop. Test lichtstatieven, LED-spots, microfoonstatieven en kabelbruggen met de volledige opstelling; een korte repetitie zonder publiek voorkomt zoeken naar aansluitingen tijdens de voorstelling.
Controleer kostuums en rekwisieten per scène, niet alleen per persoon. Was en strijk kostuums uiterlijk twee dagen vooraf en verzamel handrekwisieten, decoratieve meubels en rekwisietenkisten in één gemarkeerde backstage-zone.
Druk het draaiboek, de publiekslijst en programmaboekjes uiterlijk de dag vóór de toneelavond af. Leg bij de ontvangsttafel ook de praktische spullen klaar en wijs één persoon aan die wijzigingen en vertragingen bijhoudt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en zaal. Reserveer techniek en leg artiesten en medewerkers uiterlijk 6 weken vooraf vast; kaartverkoop en promotie kunnen daarna starten.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een toneelavond openen?: Open de kaartverkoop meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Sluit de aanmeldingen 48 uur vooraf, zodat je de publiekslijst, stoelen, programmaboekjes en catering kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische opbouw van een toneelavond?: Plan minimaal 3 uur voor licht, geluid, microfoons, kabels en podiumopstelling. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige test met spelers of presentatoren.
Wanneer controleer je kostuums en rekwisieten voor een toneelavond?: Doe de eerste volledige controle 7 dagen vooraf en een laatste scènecontrole 1 dag vooraf. Leg ontbrekende handrekwisieten en kostuums uiterlijk 2 uur voor de inloop op hun vaste plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.