Mountainbiketocht organiseren: complete checklist

Een mountainbiketocht organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf toestemming, stemt de route af met terreineigenaren en houdt rekening met gevarenzones, pech en noodgevallen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van aanmeldingen en routecontrole tot routepakketten, bewegwijzering en de inrichting van het startgebied. Zo weet je ook welke materialen je op de dag zelf niet te laat wilt controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstanden bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Benodigde toestemming aanvragen
Route met terreineigenaren afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Route opnieuw controleren
2 personen
Gevarenzones markeren
3 personen
Routebeschrijving afdrukken
Noodnummers afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummers sorteren
2 personen
Fietsgereedschap controleren
2 personen
Portofoons opladen
Boodschappen doen
3 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Soep en brood voorbereiden
3 personen
Routepakketten samenstellen
3 personen
Start- en finishborden maken
2 personen

Event

Startgebied opbouwen
6 personen
Fietsenstalling opbouwen
3 personen
Routepijlen plaatsen
5 personen
Verzorgingsposten inrichten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startinstructie geven
2 personen
Deelnemersgroepen laten starten
3 personen
Verzorgingsposten bemannen
6 personen
Route en kruisingen bewaken
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Binnengekomen deelnemers registreren
2 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Finishgebied opruimen
4 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Zitbankenaantal 4

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 4
Routepijlenaantal 80
Afzetlintrollenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Startnummersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Fietspompenaantal 3
Reparatiestandaardsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 10
Multitools voor fietsenaantal 6
Fietskettingenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Telefoonladersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Luidspreker
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengbare lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route twee keer: eerst na het vastleggen van het parcours en opnieuw vlak voor de tocht. Markeer gevarenzones zichtbaar met routepijlen, afzetlint of verkeerskegels en neem een actuele routebeschrijving mee.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en bevestig deelnemers pas nadat je de deelnemerslijst hebt gecontroleerd. Druk de lijst, startnummers en noodnummers uiterlijk de dag vóór de tocht af.
Plan per startgroep voldoende tijd voor uitleg en uitgifte van startnummers. Sorteer de nummers vooraf en leg routepakketten klaar, zodat deelnemers niet tegelijk hoeven te wachten op registratie en route-instructies.
Maak pechhulp praktisch: controleer fietspompen, reparatiestandaards, multitools, bandenlichters en reservebinnenbanden vóór vertrek. Verdeel het gereedschap over de begeleiders en test portofoons en powerbanks de avond ervoor.
Bouw start en finish op voordat deelnemers arriveren. Zet fietsenrekken, tafels, tenten en bewegwijzering klaar en plaats eten en drinken pas daarna op een gekoelde, duidelijk aangewezen plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht organiseren?: Begin minimaal enkele weken vooraf met de route, startlocatie en benodigde toestemming. Open daarna de aanmeldingen en plan de laatste routecontrole, deelnemersbevestiging en materiaalcontrole in de week vóór de tocht.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een mountainbiketocht?: Plan per deelnemer minimaal één drinkmoment onderweg en een voorraad voor de finish. Koel het drinken vooraf en reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon, afhankelijk van afstand, inspanning en weer.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg?: Neem naast fietspompen minimaal één reparatieset per begeleidingspunt mee, met reservebinnenbanden, bandenlichters en multitools. Controleer het materiaal uiterlijk de dag vóór de tocht en voeg indien nodig fietskettingen toe.
Wanneer plaats ik de routepijlen?: Plaats de routepijlen op de dag zelf of zo kort mogelijk ervoor, zodat ze niet verdwijnen of verkeerd worden verplaatst. Controleer het hele parcours daarna nog één keer, vooral kruisingen en gemarkeerde gevarenzones.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.