Checklist voor een mountainbiketocht in de avond
Een avondrit vraagt meer voorbereiding dan een tocht overdag: de route moet zichtbaar blijven, deelnemers moeten goed herkenbaar zijn en hulp moet snel bereikbaar zijn. Leg route, startlocatie en vergunningen eerst vast; regel daarna inschrijvingen, catering en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je het weer, de route en alle fietsverlichting. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, goed verlichte kruispunten en een complete set reserveonderdelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en startlocatie vastleggen
2 personen
Routevergunningen controleren
Startlocatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Route definitief controleren
2 personen
Routebestand delen
Weersverwachting controleren
Startlijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Polsbandjes en nummers sorteren
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Gereedschap en reserveonderdelen klaarzetten
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Eet- en drinkpunten inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Pijlen op kritieke punten aanbrengen
2 personen
Waterpost vullen
2 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Verlichting en stroom testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Helmen en fietsverlichting controleren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers laten starten
3 personen
Routepost bemannen
4 personen
Achterrijder begeleiden
2 personen
Water en sportdrank uitdelen
2 personen
Fruit en energierepen uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Deelnemers terugmelden
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Vegetarische maaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Nazorg
Routebordjes verzamelen
4 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
Routebestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Partytentenaantal 2
- Statafelsaantal 3
Sportmateriaal
- Routebordjesaantal 80
- Pijlenaantal 60
- Pionnenaantal 20
- Afzetlintaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Startnummersaantal 60
- Polsbandjesaantal 60
- Mountainbikepompenaantal 3
- Fietsmultitoolsaantal 3
- Bandenlichtersaantal 6
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietskettingenaantal 3
- Kettingolieaantal 2
- Tie-wrapsaantal 100
- Fietspompadaptersaantal 3
- Reservefietsverlichtingaantal 10
- Veiligheidsfluitjesaantal 12
- Thermodekensaantal 10
Apparatuur
- Handmegafoon
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Soeppannenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Jerrycansaantal 8
- Maatbekersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 4
- Bezemaantal 2
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Eerstehulpkofferaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route uiterlijk 48 uur vooraf opnieuw. Let vooral op donkere kruisingen, modderige passages en plekken waar routebordjes of pijlen niet goed zichtbaar zijn.
- Laat deelnemersinformatie minimaal 3 dagen voor de tocht versturen. Zet daarin de starttijd, routebestand, benodigde verlichting, startlocatie en het advies om een reserve binnenband mee te nemen.
- Test ledlampen, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks 1 dag vooraf. Neem per kritieke plek extra verlichting mee en controleer of reservefietsverlichting direct werkt.
- Richt de registratie 60 minuten voor de start in. Sorteer startnummers en polsbandjes vooraf op volgorde, leg de startlijst klaar en houd een aparte tafel vrij voor late wijzigingen.
- Vul de waterpost vlak voor vertrek en verdeel gereedschap over de begeleiding. Neem naast pompen en multitools ook bandenlichters, reservebinnenbanden, tie-wraps en veiligheidsfluitjes mee.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht in de avond organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie, vergunningen en catering. Verstuur uitnodigingen zodra deze onderdelen vaststaan en sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 7 dagen voor de tocht.
- Hoeveel verlichting heb ik nodig voor een avondlijke mountainbiketocht?
- Voor iedere deelnemer is een werkende fietsverlichting nodig; houd daarnaast reservefietsverlichting achter de hand voor ongeveer 10 procent van de deelnemers. Verlicht ook alle kritieke routepunten en de registratie- en eetlocatie.
- Wanneer controleer ik de route voor het laatst?
- Doe een definitieve routecontrole 24 tot 48 uur voor de start en kijk op de dag zelf nog naar actuele wegafzettingen en het weer. Plaats routebordjes en pijlen pas na die laatste controle.
- Wat moet er bij de startregistratie klaarliggen?
- Leg de startlijst, routekaarten, startnummers, polsbandjes en een handmegafoon minimaal 60 minuten voor de start klaar. Reserveer ook 15 minuten voor het verwerken van late aanmeldingen of wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!