Mountainbike-Tour am Abend organisieren: die Checkliste
Eine Mountainbike-Tour nach Sonnenuntergang braucht mehr Vorbereitung als eine Tagestour. Neben Route, Startort und Anmeldungen musst du Beleuchtung, Wegweisung, Funkkontakt und Notfallausrüstung rechtzeitig prüfen. Plane die Strecke spätestens am Veranstaltungstag noch einmal und teile die Routendatei vor dem Start mit allen Teilnehmenden. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum eingerichteten Registrierungs- und Verpflegungspunkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Startort festlegen
2 Personen
Routen-Genehmigungen prüfen
Startort reservieren
Catering reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Strecke endgültig überprüfen
2 Personen
Routendatei teilen
Wettervorhersage prüfen
Startliste drucken
Routenpläne drucken
Armbänder und Nummern sortieren
Fahrräder und Helme kontrollieren
2 Personen
Werkzeug und Ersatzteile bereitlegen
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Essens- und Getränkepunkte einrichten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Pfeile an kritischen Punkten anbringen
2 Personen
Wasserstation auffüllen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
2 Personen
Beleuchtung und Strom testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Helme und Fahrradbeleuchtung kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
Teilnehmer starten lassen
3 Personen
Routeposten besetzen
4 Personen
Den Hinterfahrer begleiten
2 Personen
Wasser und Sportgetränke verteilen
2 Personen
Obst und Energieriegel verteilen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fahrradreparaturen durchführen
2 Personen
Teilnehmer rückmelden
2 Personen
Suppe und Brot servieren
3 Personen
Vegetarische Mahlzeiten ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Nachbereitung
Wegweiser sammeln
4 Personen
Material zurückbringen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Startort reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
Routenunterlagen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- PartyzelteAnz. 2
- StehtischeAnz. 3
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 80
- PfeileAnz. 60
- KegelAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 6
- WarnwestenAnz. 12
- StartnummernAnz. 60
- ArmbänderAnz. 60
- Mountainbike-PumpenAnz. 3
- Fahrrad-MultitoolsAnz. 3
- ReifenheberAnz. 6
- ErsatzschläucheAnz. 12
- FahrradkettenAnz. 3
- KettenölAnz. 2
- KabelbinderAnz. 100
- FahrradpumpenadapterAnz. 3
- Ersatz-FahrradbeleuchtungAnz. 10
- Sicherheits-PfeifenAnz. 12
- ThermodeckenAnz. 10
Ausstattung
- Handmegafon
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppentöpfeAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- KanisterAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 2
- MüllgreiferAnz. 3
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route und Startort früh fest und prüfe Genehmigungen, bevor du den Startort oder das Catering reservierst. Für eine Abendedition sollten kritische Passagen und der Rückweg bei Dunkelheit kontrolliert werden.
- Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Tour. Bitte dabei um Ernährungsangaben und teile die Routendatei so, dass sie auch offline verfügbar ist.
- Kontrolliere Fahrräder, Helme und Beleuchtung am Veranstaltungstag. Lege Pumpen, Multitools, Reifenheber, Ersatzschläuche und Kettenöl gemeinsam an einem gut erreichbaren Reparaturpunkt bereit.
- Richte Registrierung, Essens- und Getränkepunkte mindestens 60 Minuten vor dem Start ein. Kühle die Getränke rechtzeitig und fülle die Wasserstation auf, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
- Bringe Wegweiser und Pfeile nicht nur am Start, sondern an jeder kritischen Abzweigung an. Warnwesten, Sicherheits-Pfeifen, Funkgeräte und ein Handmegafon sollten vor dem Start auf die verantwortlichen Helfer verteilt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Mountainbike-Tour am Abend planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Route, Startort und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin laufen.
- Wann sollte die Strecke für eine Abendedition endgültig geprüft werden?
- Prüfe die Strecke 3 bis 7 Tage vorher und nochmals am Veranstaltungstag. Dabei kontrollierst du besonders Baustellen, Abzweigungen, Beleuchtung und die Erreichbarkeit der Verpflegungspunkte.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Mountainbike-Tour?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Registrierung, Wegweiser, Beleuchtung und Verpflegung ein. Die Helfer sollten 30 Minuten vor dem Start vollständig eingewiesen sein.
- Was braucht man für eine Mountainbike-Tour bei Dunkelheit?
- Neben funktionierender Fahrradbeleuchtung brauchst du Ersatzbeleuchtung, LED-Lampen, Powerbanks und zusätzliche Wegweiser. Lege außerdem Reparaturwerkzeug, Ersatzschläuche, Thermodecken und Sicherheits-Pfeifen griffbereit bereit.
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