Checklist voor een monumentonthulling organiseren

Een monumentonthulling vraagt om een strak programma én een zorgvuldige voorbereiding van de plek. Regel eerst datum, locatie, vergunningen en sprekers; werk daarna de gastenlijst, catering en techniek uit. In de laatste week controleer je het monument, de onthullingsdoek, bewegwijzering en apparatuur. Deze checklist helpt je de 64 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken, zoals kabelgoten, naamkaartjes of een weerscenario, pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Weerscenario vastleggen
2 personen
Ceremonieprogramma opstellen
2 personen
Spreekteksten verzamelen
Draaiboek afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Monument en omgeving inspecteren
2 personen
Monument schoonmaken
2 personen
Onthullingsdoek voorbereiden
2 personen
Apparatuur opladen
Cateringlevering controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels indekken
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Vlaggen plaatsen
2 personen
Geluidsset opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Gastenboek klaarleggen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten verwelkomen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Opening van de ceremonie
Sprekers aankondigen
Toespraken begeleiden
2 personen
Monument onthullen
3 personen
Bloemen plaatsen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gastenboek begeleiden
Zitplaatsen en looppaden controleren
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Monumentomgeving nalopen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Spreekgestoelte

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Koffiethermoskannenaantal 6

Decoratie

Onthullingsdoek
Lint
Grote schaar
Vlaggenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 3
Bewegwijzerbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Gastenboek
Balpennenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectiedispensersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie-inspectie uiterlijk één week vooraf. Controleer of het monument schoon is, waar gasten staan en of spreekgestoelte, stoelen en partytenten veilig kunnen worden geplaatst.
Leg het weerscenario minimaal 7 dagen vooraf vast. Bepaal waar de ceremonie en catering naartoe verhuizen en controleer of partytenten, tafels en kabelgoten beschikbaar zijn.
Verzamel spreekteksten en het ceremonieprogramma uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Druk daarna meerdere exemplaren van het draaiboek af: één voor de ceremoniemeester, sprekers en techniek.
Test luidsprekers, draadloze microfoons en het mengpaneel vóór de gasten arriveren. Laad apparatuur volledig op en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten klaar voordat de opbouw begint.
Zet dranken en koffie niet pas tijdens de ontvangst klaar. Koel de dranken vooraf in koelboxen, bereid koffie en thee op tijd en controleer bij de cateringlevering ook servies, hapjes en dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een monumentonthulling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, gastenlijst en sprekers. Reserveer daarna catering, meubilair en techniek; zo houd je nog minstens 2 weken over voor het definitieve programma en de praktische controle.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een monumentonthulling?: Dat hangt af van de locatie, groepsgrootte, openbare ruimte en eventuele tenten of geluidsinstallatie. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag uiterlijk 4 weken voor de onthulling aan wat nog ontbreekt.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een monumentonthulling versturen?: Verstuur uitnodigingen meestal 4 tot 6 weken vooraf en vraag gasten om uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de onthulling te reageren. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en eventuele mobiliteitsbehoeften.
Hoe bereid ik de onthulling van een monument praktisch voor?: Controleer het monument, de doekbevestiging, het lint en de grote schaar uiterlijk één dag vooraf. Test op de dag zelf de onthulling en microfoons minimaal 60 minuten voor aankomst van de gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.