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Checklist pour organiser le dévoilement d’un monument

Un dévoilement de monument demande une préparation précise : le public doit être bien accueilli, la cérémonie rester fluide et le moment de la révélation fonctionner sans improvisation. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, de la confirmation du lieu jusqu’au café servi après la cérémonie. Elle couvre aussi les points souvent oubliés, comme les autorisations, les besoins alimentaires, la signalisation, les câbles et le scénario prévu en cas de pluie. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque détail avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Établir la liste des invités

    2 personnes

  • Confirmer les intervenants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver le catering

  • Réserver le mobilier

  • Définir le scénario météo

    2 personnes

  • Établir le programme de la cérémonie

    2 personnes

  • Rassembler les textes de présentation

  • Imprimer le déroulé

  • Créer la signalisation

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Inspecter le monument et ses abords

    2 personnes

  • Nettoyer le monument

    2 personnes

  • Préparer le voile de révélation

    2 personnes

  • Recharger les appareils

  • Vérifier la livraison du catering

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Monter les tentes

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Dresser les tables

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Installer les drapeaux

    2 personnes

  • Installer la sono

    2 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer le livre d'or

Événement

  • Accueillir les intervenants

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    4 personnes

  • Enregistrer la présence

    3 personnes

  • Accompagner les invités à leur place

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    4 personnes

  • Ouverture de la cérémonie

  • Annoncer les intervenants

  • Encadrer les discours

    2 personnes

  • Dévoiler le monument

    3 personnes

  • Installer les fleurs

    2 personnes

  • Prendre une photo de groupe

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Encadrer le livre d’or

  • Vérifier les places assises et les passages

    2 personnes

  • Allumer l’éclairage du soir

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Accompagner le départ des invités

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Démonter les tentes

    4 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Faire le tour des abords du monument

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Stocker la restauration restante

    2 personnes

  • Archiver la liste de présence

  • Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 80
  • Nappesqté 8
  • Pupitre

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à eauqté 100
  • Assiettes à gâteauqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Thermos à caféqté 6

Décoration

  • Voile de révélation
  • Ruban
  • Grandes ciseaux
  • Drapeauxqté 6
  • Compositions floralesqté 6
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux d'informationqté 3
  • Panneaux de signalisationqté 10
  • Badges nominatifsqté 100
  • Livre d’or
  • Stylos à billeqté 10

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphones sans filqté 3
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Goulottes de câblesqté 10
  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 2

Éclairage

  • Projecteurs de chantier LEDqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balaisqté 2
  • Pelles à poussièreqté 2
  • Seaux de nettoyageqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Pinces de serviceqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Confirmez la date, le lieu et les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifiez aussi les conditions d’accès pour le catering, le mobilier et le matériel audiovisuel.
  • Prévoyez un déroulé imprimé pour chaque intervenant et gardez 2 exemplaires de secours. Faites répéter la prise de parole, la musique et le retrait du voile dans l’ordre exact de la cérémonie.
  • Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant le dévoilement. Communiquez au traiteur le nombre final de convives, puis vérifiez la livraison le jour même avant le début de la cérémonie.
  • Préparez un vrai scénario météo au moins 48 heures à l’avance. Les tentes, les tables, les chaises, les rallonges et la signalisation doivent pouvoir être déplacées sans bloquer l’accès au monument.
  • Chargez les téléphones, appareils photo, microphones et autres appareils la veille. Testez les haut-parleurs, les microphones sans fil, la table de mixage et chaque rallonge sur place avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un dévoilement de monument ?
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la cérémonie afin de laisser le temps aux invités de répondre. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement pour finaliser le catering et les badges nominatifs.
Combien de temps prévoir pour la cérémonie de dévoilement ?
Prévoyez généralement 30 à 45 minutes pour les discours, la présentation du monument et la révélation elle-même. Ajoutez au moins 15 minutes avant le début pour l’accueil, les placements et un dernier test du son.
Quand préparer le voile de révélation et les grandes ciseaux ?
Préparez le voile, le ruban et les grandes ciseaux la veille, puis contrôlez-les encore 60 minutes avant la cérémonie. Placez-les dans un endroit identifié, accessible à la personne chargée de la révélation, mais hors de portée du public.
Que prévoir en cas de pluie pour un dévoilement de monument ?
Décidez du scénario météo au moins 48 heures avant et attribuez une personne pour le mettre en place. Prévoyez une solution couverte pour les invités, protégez les câbles avec des goulottes et vérifiez que le sol reste praticable autour du monument.

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