Zo organiseer je een minigolftoernooi

Een minigolftoernooi organiseren begint niet bij de prijzen, maar bij de baan, het format en de beschikbare starttijden. Reserveer de locatie en catering voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je deelnemers een duidelijk programma geeft. Daarna verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en teams, en maak je alle spel- en scorematerialen klaar. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke uitleg en een scoretafel waar uitslagen direct worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Minigolfbaan reserveren
5
Catering reserveren
6
Toernooivorm bepalen
2 personen
7
Deelnemerslijst opstellen
8
Teams indelen
2 personen
9
Starttijden toewijzen
10
Prijzen inkopen
11
Spelregels afdrukken
12
Scorekaarten afdrukken
13
Deelnemers informeren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Prijzen verpakken
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Catering voorbereiden
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Scoretafel inrichten
2 personen
22
Baan en materiaal controleren
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Wegwijzers plaatsen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Startpakketten uitdelen
2 personen
29
Toernooi uitleggen
2 personen
30
Eerste ronde begeleiden
3 personen
31
Scores controleren
2 personen
32
Dranken en hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Tweede ronde begeleiden
3 personen
35
Broodjesbuffet aanvullen
2 personen
36
Eindscores berekenen
2 personen
37
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
38
Vrije speelronde begeleiden
2 personen
39
Laatste ronde serveren
2 personen
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Materialen verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval verwijderen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Decoratie afhalen
2 personen
46
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Partytentenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Minigolfclubsaantal 24
Minigolfballenaantal 100
Scorekaartenaantal 100
Baanmarkeringenaantal 20
Reservepennenaantal 30
Prijzenaantal 12

Kantoorartikelen

Klembordenaantal 24
Naamstickersaantal 100
Stiftenaantal 12
Papiertapeaantal 6
Spelregelbordenaantal 6

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Prijzentafelbord

Schoonmaak

Stofzuiger
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de minigolfbaan en catering zodra je een datum hebt. Vraag meteen hoeveel spelers tegelijk kunnen starten en hoeveel starttijden je nodig hebt; dat bepaalt je teamindeling en totale programma.
Kies het toernooiformat vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld bij inschrijving of deelnemers individueel spelen of in teams, en verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor het toernooi.
Maak de deelnemerslijst en starttijden minstens drie dagen vooraf definitief. Stuur daarna één bericht met aankomsttijd, teamindeling, spelregels, route en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Richt op de wedstrijddag een aparte registratietafel en scoretafel in. Leg scorekaarten, klemborden, reservepennen en naamstickers klaar; zonder reservepennen loopt de registratie al bij de eerste ronde vast.
Controleer de baan, clubs, ballen en baanmarkeringen vóór de ontvangst van deelnemers. Verpak de prijzen vooraf en wijs één persoon aan die scores controleert, zodat de afsluiting niet afhankelijk is van losse briefjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een minigolftoernooi met 20 deelnemers?: Reken voor 20 deelnemers meestal op 2 tot 3 uur speeltijd, afhankelijk van het aantal banen en de groepsgrootte. Plan daarnaast ongeveer 30 minuten voor registratie en uitleg en 15 minuten voor de prijsuitreiking.
Wanneer moet ik een minigolfbaan reserveren?: Reserveer de baan bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als je op een drukke dag wilt spelen. Vraag direct naar beschikbare starttijden, maximale groepsgrootte en mogelijkheden bij regen.
Hoeveel minigolfballen en clubs heb je nodig?: Zorg minimaal voor één club en één bal per gelijktijdig spelende deelnemer. Bij 20 deelnemers zijn dat dus 20 clubs en 20 ballen; leg daarnaast enkele reserveballen en reservepennen klaar.
Wanneer moet ik de deelnemers informeren over de starttijd?: Stuur de definitieve starttijden en teamindeling uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Vraag deelnemers om 15 tot 20 minuten vóór hun start aanwezig te zijn voor registratie en uitleg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.