Zo organiseer je een teambuildingdag voor 30 deelnemers
Begin een teambuildingdag voor 30 deelnemers met de datum, locatie en activiteiten: die bepalen het programma, vervoer en materiaal. Regel catering en dieetopties vroeg, zodat je aantallen tijdig kunt doorgeven. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen, maak daarna de definitieve teams en werk het dagprogramma uit. Controleer vlak voor de dag de activiteiten, presentaties, dranken en alle materialen. Houd ook een binnenprogramma achter de hand voor slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
- 2
Teambuildingactiviteiten reserveren
- 3
Catering en dieetopties reserveren
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Vervoersinformatie versturen
- 8
Definitieve deelnemerslijst maken
- 9
Teams voor activiteiten indelen
2 personen
- 10
Dagprogramma uitwerken
- 11
Activiteiten en tijden bevestigen
- 12
Weerscenario controleren
- 13
Binnenprogramma klaarzetten
2 personen
- 14
Benodigdheden inventariseren
- 15
Ontbrekende materialen bestellen
- 16
Naamkaartjes voorbereiden
- 17
Teamindeling afdrukken
- 18
Spelregels afdrukken
- 19
Muziek en presentaties testen
- 20
Houdbare boodschappen doen
2 personen
- 21
Verse boodschappen doen
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
- 24
Materialen per activiteit inpakken
2 personen
- 25
Cateringhoeveelheden controleren
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 30
Activiteitenstations opbouwen
4 personen
- 31
Versiering ophangen
2 personen
- 32
Geluidsinstallatie aansluiten
- 33
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
- 34
Hapjes op schalen leggen
2 personen
- 35
Koffie en thee voorbereiden
- 36
Ontvangstmaterialen klaarleggen
Event
- 37
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 38
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 39
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 40
Programma toelichten
- 41
Teams bekendmaken
- 42
Eerste teamactiviteit begeleiden
3 personen
- 43
Pauzedranken bijvullen
2 personen
- 44
Hapjes serveren
2 personen
- 45
Tweede teamactiviteit begeleiden
3 personen
- 46
Activiteitenmateriaal wisselen
3 personen
- 47
Derde teamactiviteit begeleiden
3 personen
- 48
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 49
Dinerbuffet openen
2 personen
- 50
Buffet aanvullen
2 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Borden en bestek verzamelen
2 personen
- 53
Finaleactiviteit begeleiden
3 personen
- 54
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
- 55
Dessert en koffie serveren
2 personen
- 56
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
- 57
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
- 58
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
- 59
Servies en bestek afwassen
3 personen
- 60
Buffettafels schoonmaken
2 personen
- 61
Activiteitenmateriaal opruimen
3 personen
- 62
Versiering verwijderen
2 personen
- 63
Locatie schoon opleveren
3 personen
- 64
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 65
Overgebleven voorraad opbergen
- 66
Borg en apparatuur controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 34
- Buffettafelsaantal 3
- Klaptafelsaantal 4
Servies
- Bordenaantal 40
- Dessertbordjesaantal 40
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerplateausaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Scharenaantal 2
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 3
Sportmateriaal
- Zachte ballenaantal 6
- Touwenaantal 6
- Pionnenaantal 20
- Hoepelsaantal 6
- Blinddoekenaantal 10
- Stopwatchesaantal 4
- Teamvlaggenaantal 6
Kantoorartikelen
- Flip-oversaantal 3
- Flip-overblokkenaantal 3
- Stiftenaantal 30
- Pennenaantal 40
- Plakbriefjesaantal 12
- Naamkaartjesaantal 35
- Programma-afdrukkenaantal 35
- Spelregelkaartenaantal 12
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 50
- Tafeldecoratieaantal 8
- Prijstrofeeënaantal 3
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer activiteiten en catering zodra datum en locatie vaststaan. Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit, zodat je niet op het laatste moment voor 30 personen hoeft bij te sturen.
- Maak de teamindeling pas met de definitieve deelnemerslijst. Print de teams en spelregels vooraf; op de dag zelf verlies je anders snel 10 tot 15 minuten met uitleg en wijzigingen.
- Plan per activiteit een eigen materiaalpakket. Controleer bijvoorbeeld zachte ballen, touwen, pionnen, hoepels, blinddoeken en stopwatches voordat je ze inpakt.
- Test muziek en presentaties op de locatie en neem verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks mee. Controleer ook of de Bluetoothspeaker op de geplande plek bereik en stroom heeft.
- Werk het weerplan minimaal één dag vooraf uit. Zet een binnenprogramma klaar en controleer of tafels, stoelen, buffettafels en materialen daar passen zonder het programma te vertragen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een teambuildingdag voor 30 personen?
- Leg datum, locatie en activiteiten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de dag de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen hebt.
- Hoeveel teams maak je voor een teambuildingdag met 30 deelnemers?
- Dat hangt af van de activiteiten, maar 5 teams van 6 deelnemers werken vaak praktisch. Houd de teams vooraf klaar en druk de indeling af zodra de aanmeldingen gesloten zijn.
- Wanneer regel je catering voor 30 deelnemers?
- Reserveer catering ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 tot 10 dagen voor de teambuildingdag door. Controleer dan opnieuw de dieetopties en hoeveelheden.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een teambuildingdag?
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en activeer dan je binnenprogramma als dat nodig is. Leg de materialen, tafels en stoelen binnen al klaar, zodat de overstap hooguit 15 minuten kost.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!