Organiser un tournoi de mini-golf sans imprévu

Un tournoi de mini-golf se prépare d’abord comme un planning, puis comme un moment convivial. Commence par réserver le parcours et le traiteur, avant d’arrêter le format, les équipes et les horaires de départ. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à établir une liste fiable des participants. Le jour J, prévois un point d’accueil, une table dédiée aux scores et quelques minutes pour contrôler le parcours, le matériel et les indications.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le mini-golf
5
Réserver le catering
6
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
7
Établir la liste des participants
8
Répartir les équipes
2 personnes
9
Attribuer les heures de départ
10
Acheter les prix
11
Imprimer les règles du jeu
12
Imprimer les cartes de score
13
Informer les participants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Emballer les prix
17
Rassembler le matériel
2 personnes
18
Préparer le service traiteur
3 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Installer la table des scores
2 personnes
22
Contrôler le parcours et le matériel
2 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Distribuer les kits de départ
2 personnes
29
Expliquer le tournoi
2 personnes
30
Encadrer la première manche
3 personnes
31
Vérifier les scores
2 personnes
32
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Accompagner le deuxième tour
3 personnes
35
Réapprovisionner le buffet de sandwiches
2 personnes
36
Calculer les scores finaux
2 personnes
37
Assurer la remise des prix
2 personnes
38
Encadrer la partie libre
2 personnes
39
Servir le dernier tour
2 personnes
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Rassembler le matériel
3 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Enlever les déchets
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Récupérer la décoration
2 personnes
46
Ranger le stock restant
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 70
Tentes de réceptionqté 2
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Cannes de mini-golfqté 24
Balles de minigolfqté 100
Fiches de scoreqté 100
Marquages de pisteqté 20
Stylos de réserveqté 30
Prixqté 12

Fournitures de bureau

Presse-papiersqté 24
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Ruban de papierqté 6
Panneaux des règles du jeuqté 6

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 6
Ballonsqté 100
Panneau de table des prix

Nettoyage

Aspirateur
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format du tournoi avant de répartir les équipes : précise le nombre de manches, le mode de comptage et les règles imprimées. Les participants doivent recevoir ces informations avant leur arrivée, pas au moment du premier départ.
Attribue les heures de départ après la clôture des inscriptions. Garde une marge d’au moins 10 minutes entre deux groupes pour absorber les retards et éviter qu’une équipe attende sur le parcours.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre définitif au traiteur quelques jours avant l’événement. Prévois aussi les en-cas et les boissons fraîches séparément du service principal.
Installe la table d’inscription et la table des scores dans deux zones distinctes. À l’accueil, prépare les étiquettes nominatives, des stylos de réserve et des presse-papiers afin que les feuilles de score restent faciles à remplir debout.
Ne garde pas les prix et les éléments de signalétique pour la dernière minute. Emballe les récompenses à l’avance et installe les panneaux directionnels, les règles du jeu et les marquages avant l’arrivée des premiers joueurs.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un tournoi de mini-golf ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le mini-golf et le traiteur, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Comment répartir les équipes pour un tournoi de mini-golf ?: Forme des groupes de 3 à 4 joueurs pour limiter l’attente sur le parcours. Répartis les participants après la clôture des inscriptions et communique les équipes ainsi que les heures de départ au moins 3 jours avant.
Combien de temps dure un tournoi de mini-golf ?: Compte généralement 60 à 90 minutes pour une partie, selon le nombre de joueurs et le parcours. Ajoute 30 minutes pour l’accueil, les consignes, la remise des cartes de score et les résultats.
Que faut-il préparer le jour d’un tournoi de mini-golf ?: Arrive au moins 90 minutes avant le premier départ. Ce temps permet d’installer les tables et les chaises, la signalétique, le service traiteur, les boissons, la table d’inscription et la table des scores, puis de contrôler le parcours et le matériel.

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