Checklist voor een goed georganiseerd minigolftoernooi

Een minigolftoernooi organiseren vraagt meer dan alleen een baan reserveren. Je moet vooraf het format bepalen, deelnemers en teams indelen en de wedstrijdregels duidelijk maken. Regel ook op tijd de scorekaarten, clubs, ballen en prijzen, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Deze checklist helpt je in de juiste volgorde van eerste reservering tot inschrijftafel, buffet en start van het toernooi.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooiformat vastleggen
2 personen
Minigolfbaan reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen voor winnaars bestellen
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
Deelnemers definitief indelen
2 personen
Reservering definitief bevestigen
Weersverwachting controleren
Scorekaarten printen
Deelnemerslijst printen
Route- en parkeerinformatie sturen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en materialen controleren
2 personen
Scorekaarten en pennen bundelen
2 personen
Versiering voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen inpakken
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Baan en voorzieningen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Buffettafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startpakket uitdelen
2 personen
Toernooiregels uitleggen
Groepen naar de banen begeleiden
4 personen
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussenstand verwerken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tweede speelronde begeleiden
4 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opruimen
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Minigolfclubsaantal 32
Minigolfballenaantal 40
Scorekaartenaantal 40
Pennenaantal 40
Reservepotlodenaantal 10
Scorebord
Prijzenaantal 3

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Buffettafelaantal 2
Inschrijftafel
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Opladersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Prijzentafelbord
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Vuilnisgrijper
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het toernooiformat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal bijvoorbeeld hoeveel rondes of banen deelnemers spelen, hoe je teams maakt en wanneer de winnaar bekend is.
Reserveer de minigolfbaan zodra je een datum en verwacht deelnemersaantal hebt. Bevestig de reservering later nogmaals en controleer welke clubs, ballen, tafels en stoelen al aanwezig zijn.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en maak de deelnemerslijst definitief voordat je boodschappen doet. Reken daarna de hapjes, dranken, bekers, borden en bestek af op het werkelijke aantal deelnemers.
Bundel scorekaarten en pennen per team en leg reservepotloden klaar. Print ook een deelnemerslijst en maak het scorebord zichtbaar, zodat scores niet alleen op losse kaarten blijven staan.
Plan op de wedstrijddag extra tijd voor de locatiecontrole en inschrijving. Zet de inschrijftafel, buffettafel en prijzentafel klaar voordat de eerste deelnemers aankomen en controleer vooraf de weersverwachting en route-informatie.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een minigolftoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het vastleggen van de datum, het format en de baan. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren, zodat je genoeg tijd hebt voor aanmeldingen, indeling en catering.
Hoeveel tijd duurt een minigolftoernooi?: Reken voor één ronde ongeveer 60 tot 90 minuten, afhankelijk van het aantal deelnemers en de groepsgrootte. Plan daarnaast 30 minuten voor ontvangst en inschrijving en minstens 30 minuten voor prijsuitreiking en afsluiting.
Hoeveel minigolfclubs en ballen heb ik nodig?: Controleer eerst hoeveel materiaal de baan verhuurt of beschikbaar stelt. Zorg als organisator voor minimaal één club en één bal per gelijktijdig spelende deelnemer en leg enkele reserveballen en reservepotloden klaar.
Wanneer moet ik de deelnemers definitief indelen?: Maak de definitieve indeling 3 tot 5 dagen voor het toernooi, nadat de meeste afmeldingen en dieetwensen bekend zijn. Print de deelnemerslijst en scorekaarten daarna opnieuw, zodat de informatie op de wedstrijddag klopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.