Checklist pour organiser un tournoi de mini-golf

Un tournoi de mini-golf se prépare en plusieurs étapes : réserver le parcours, fixer les règles, gérer les inscriptions et préparer le matériel de jeu. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi un temps dédié aux besoins alimentaires, aux récompenses et aux informations pratiques. Le jour J, l’installation du comptoir d’inscription et la vérification du parcours doivent être terminées avant l’arrivée du premier joueur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format du tournoi
2 personnes
Réserver le mini-golf
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander des prix pour les gagnants
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
Répartir définitivement les participants
2 personnes
Confirmer définitivement la réservation
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les cartes de score
Imprimer la liste des participants
Envoyer les informations d'accès et de parking
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les prix et le matériel
2 personnes
Regrouper les cartes de score et les stylos
2 personnes
Préparer la décoration
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le parcours et les installations
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer le kit de démarrage
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Accompagner les groupes vers les parcours
4 personnes
Accompagner la première session de jeu
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le deuxième tour
4 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Animer la finale
3 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Cannes de mini-golfqté 32
Balles de minigolfqté 40
Fiches de scoreqté 40
Stylosqté 40
Crayons de réserveqté 10
Tableau des scores
Prixqté 3

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Table de buffetqté 2
Table d'inscription
Glacièresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2
Chargeursqté 3

Décoration

Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Nappesqté 8
Panneau de table des prix
Panneaux indicateursqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Pince à déchets
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format du tournoi avant d’envoyer les invitations : nombre de parcours, taille des groupes, mode de classement et durée prévue. Cela permet de répartir les participants sans devoir modifier les équipes au dernier moment.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et arrêtez la liste définitive plusieurs jours avant l’événement. Prévoyez les quantités de boissons et d’en-cas pour toute la durée du tournoi, pas seulement pour la remise des prix.
Préparez les cartes de score, les stylos et quelques crayons de réserve dans une même pochette. Imprimez aussi une liste des participants afin de contrôler rapidement les arrivées au comptoir d’inscription.
Confirmez la réservation après avoir réparti définitivement les participants et vérifiez les horaires d’accès. Envoyez ensuite les indications de stationnement et d’accès au moins 48 heures avant le tournoi.
Arrivez assez tôt pour vérifier chaque piste, installer les tables et mettre les boissons au frais. Gardez les prix, le tableau des scores et le règlement à portée de main pour éviter les recherches pendant la compétition.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un tournoi de mini-golf ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le parcours, recueillir les inscriptions, commander les prix et confirmer les besoins alimentaires.
Quand faut-il confirmer la réservation du mini-golf ?: Confirmez-la dès que le nombre définitif de participants est connu, généralement 5 à 7 jours avant le tournoi. Vérifiez à ce moment-là l’horaire, les conditions d’accès et les éventuelles installations disponibles.
Combien de temps avant faut-il arriver le jour du tournoi ?: Arrivez au moins 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce temps est nécessaire pour vérifier le parcours, installer l’inscription, disposer les tables et préparer le buffet.
Que faut-il prévoir pour le score d’un tournoi de mini-golf ?: Prévoyez une fiche de score et un stylo par groupe, ainsi que 2 à 3 crayons de réserve. Un tableau des scores permet ensuite d’afficher les résultats et de suivre le classement pendant la compétition.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.