Boodschappenlijst voor een miniatuurspellenbeurs

Voor een miniatuurspellenbeurs heb je meer nodig dan tafels en miniaturen. Bezoekers moeten demonstraties goed kunnen volgen, exposanten moeten hun stand veilig kunnen opbouwen en betalingen moeten vlot verlopen. Denk daarom ook aan speelmatten, dobbelbakjes, tafelverhogers, kabelmatten en verlichting. Voor koffie, water en catering heb je daarnaast servies, koelboxen en apparatuur nodig. Gebruik de lijst hieronder om je inkopen en het verzamelen van beursmaterialen op tijd af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 16
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Tafelverhogersaantal 20
Vitrinekastenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Pinapparaat
Geldkist
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 6
Zaklampenaantal 2

Verlichting

Werklichtenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Spelmateriaal

Speelmattenaantal 12
Dobbelbakjesaantal 12
Meetlintenaantal 10
Miniatuurverhogersaantal 20
Demo-terreinsetsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Beursbanneraantal 2
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Kleefgumaantal 4
Plakbandrollenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Dweilset
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 4
EHBO-doos

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 4 dozen
- Koffiemelk - 6 pakken
- Halfvolle melk - 8 liter
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 2 doosjes
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Spa Blauw - 10 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Stroopwafels - 6 pakken
- Roomboterkoekjes - 5 pakken
- Paprikachips - 5 zakken
- Naturelchips - 5 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Popcorn - 4 zakken
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Mini-afbakbroodjes - 100 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Achterham - 1,5 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Roomboter - 4 kuipjes
- Sla - 6 kroppen
- Tomaten - 3 kilo
- Komkommers - 6 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Citroensap - 2 flessen
- Zout - 1 bus
- Peper - 1 bus
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Papieren servetten - 400 stuks

Tips

Plan per stand voldoende werkruimte rond de klaptafels en neem tafelverhogers of miniatuurverhogers mee, zodat kleine figuren vanaf de looproute zichtbaar blijven.
Neem per demonstratietafel een speelmat, dobbelbakje, meetlint en demo-terreinset mee. Leg deze materialen vóór opening klaar, zodat demonstraties niet op bezoekers wachten.
Regel de betaalmiddelen uiterlijk op de opbouwdag: controleer het pinapparaat, neem een geldkist mee en zorg voor verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.
Koel dranken enkele uren vóór de deuren opengaan. Controleer tegelijk of je genoeg herbruikbare bekers, koffiemokken, borden en besteksets hebt voor het verwachte aantal bezoekers.
Vergeet de praktische afwerking niet: zet afvalbakken en kapstokken bij de ingang, leg een zaklamp en werklichten klaar en bevestig plattegrond en bewegwijzering vóór de eerste exposanten arriveren.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een miniatuurspellenbeurs?: Zorg minimaal voor tafels, stoelen, speelmatten, dobbelbakjes, meetlinten en demo-terreinsets. Voor de organisatie heb je daarnaast een registratietafel, betaalapparatuur, verlichting, kabelbeveiliging en bewegwijzering nodig.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een miniatuurspellenbeurs?: Reken per exposant op minimaal 1 klaptafel en voeg aparte tafels toe voor registratie, catering en demonstraties. Reserveer uiterlijk enkele weken vooraf, zodat je de standindeling nog kunt aanpassen aan het definitieve aantal exposanten.
Hoeveel drank en servies moet ik inkopen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Neem per persoon minstens 1 beker of mok, plus circa 10 procent extra servies voor wisseling en onverwachte bezoekers.
Wanneer moet ik de spullen voor de beurs verzamelen?: Controleer de voorraad 3 tot 5 dagen vooraf en verzamel beursmaterialen uiterlijk de avond vóór de opbouw. Koelboxen, kabels, betaalapparatuur en verlichting controleer je nogmaals bij het openen van de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.