Zo organiseer je een milieufilmavond

Een milieufilmavond staat of valt met een goede volgorde: regel eerst de locatie en filmrechten, bouw daarna je programma en communicatie op. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Test projector, laptop, kabels en geluid ruim vóór de zaal opent. Op de avond zelf werk je van opbouw naar ontvangst, vertoning en opruimen, met extra aandacht voor ventilatie, licht en duidelijke bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Filmprogramma samenstellen
2 personen
3
Filmrechten regelen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie online plaatsen
6
Posters ophangen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Techniek testen
2 personen
12
Filmbestanden klaarzetten
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Filmprogramma afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
16
Catering voorbereiden
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Zaal ventileren
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Projectiescherm plaatsen
2 personen
23
Projector aansluiten
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Licht instellen
26
Informatietafel inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
28
Afvalscheiding klaarzetten
29
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

30
Deuren openen
2 personen
31
Bezoekers registreren
2 personen
32
Programma toelichten
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Eerste film starten
35
Techniek tijdens film bewaken
36
Pauzehapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Tweede film starten
39
Vragen verzamelen
40
Nagesprek begeleiden
2 personen
41
Laatste ronde serveren
2 personen
42
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval sorteren
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
47
Zaal schoonmaken
3 personen
48
Decoratie verwijderen
2 personen
49
Materialen controleren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Speakersaantal 2
Audiokabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbediening

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Filmdoekdecoratieaantal 4
Tafellopersaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Postersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Vloerwisseraantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Regel filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer per film welke toestemming nodig is en bewaar de bevestiging bij het programmadossier.
Plan de techniekstest minstens 1 week vooraf en test de volledige keten: filmbestand, laptop, HDMI-kabel of adapter, projector, speakers en audiokabel. Neem ook verlengsnoeren en stekkerdozen mee.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de avond af. Bevestig daarna het programma en vraag dieetwensen nog één keer na, zodat je cateringhoeveelheden en serveerschalen op het juiste aantal bezoekers afstemt.
Zet de zaal 60 tot 90 minuten voor de start klaar. Plaats eerst scherm en projector, daarna stoelen en tafels; stel het licht zo in dat bezoekers kunnen binnenkomen zonder hinderlijke reflecties op het scherm.
Vergeet de overgang tussen films niet. Zet filmbestanden vooraf in de juiste volgorde klaar, leg het afgedrukte programma en de naambadges klaar en wijs één persoon aan voor techniek tijdens de vertoning.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een milieufilmavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het filmprogramma en de filmrechten. Plan de promotie en uitnodigingen daarna, zodat bezoekers nog minimaal 3 weken hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet ik de techniek voor een milieufilmavond testen?: Test de volledige opstelling minstens 1 week vooraf en nogmaals op de dag zelf. Reserveer op de avond 60 tot 90 minuten voor aansluiten, scherpstellen, geluidscontrole en het openen van de juiste filmbestanden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een filmavond?: Reken op 60 tot 90 minuten voor een eenvoudige zaalopstelling met projector, scherm, stoelen, tafels en catering. Voeg 30 minuten toe als kabels, geluid of de indeling nog niet eerder op deze locatie zijn getest.
Wanneer moet ik de catering voor een milieufilmavond inkopen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal gekoelde producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf. Bereken de hoeveelheden pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.