Einen Umweltfilmabend Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Umweltfilmabend müssen Programm, Vorführrechte und Technik früh zusammenpassen. Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Auswahl der Filme, denn die Rechte und die Verfügbarkeit der Dateien können mehrere Tage dauern. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Planung von Catering und Sitzplätzen. Am Veranstaltungstag zählt eine feste Reihenfolge: Raum vorbereiten, Bild und Ton testen, Getränke kühlen und erst dann die Gäste empfangen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Filmrechte regeln
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbung online stellen
- 6
Poster aufhängen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Anmeldungen bestätigen
- 10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Videodateien bereitlegen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Filmprogramm drucken
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Catering vorbereiten
3 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Saal lüften
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
- 23
Projektor anschließen
2 Personen
- 24
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 25
Licht einstellen
- 26
Infotisch einrichten
2 Personen
- 27
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 28
Mülltrennung bereitstellen
- 29
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
- 30
Türen öffnen
2 Personen
- 31
Besucher registrieren
2 Personen
- 32
Programm vorstellen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Ersten Film starten
- 35
Technik beim Film überwachen
- 36
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Zweiten Film starten
- 39
Fragen sammeln
- 40
Nachgespräch moderieren
2 Personen
- 41
Letzte Runde servieren
2 Personen
- 42
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 43
Geräte ausschalten
2 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 45
Abfall trennen
2 Personen
- 46
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 47
Saal reinigen
3 Personen
- 48
Dekoration entfernen
2 Personen
- 49
Materialien prüfen
2 Personen
- 50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 2
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- AudiokabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Fernbedienung
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TeegläserAnz. 40
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
Dekoration
- Filmleinwand-DekorationAnz. 4
- TischläuferAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
- PosterAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- BodenwischerAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum mindestens vier Wochen vorher und prüfe dabei Stromanschlüsse, Verdunkelung und die zulässige Bestuhlung. Zwei bis drei Tage vor dem Abend solltest du den endgültigen Sitzplan festlegen.
- Kläre die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst. Lege die Videodateien spätestens am Vortag auf dem Laptop bereit und teste jeden Film vollständig mit Projektor, HDMI-Kabel und Lautsprechern.
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und berechne die Cateringmengen erst nach Ablauf der Anmeldefrist.
- Öffne den Saal etwa 90 Minuten vor Beginn. Lüfte zuerst, stelle danach Tische und Stühle auf und prüfe anschließend Projektionsleinwand, Licht, Strom- und Audiokabel, damit technische Probleme noch Zeit zur Lösung lassen.
- Drucke Filmprogramm und Namensschilder spätestens am Veranstaltungstag vor dem Aufbau. Kühle die Getränke mindestens zwei Stunden vorher und halte Thermoskannen, Kaffeemaschinen sowie einen Wasserkocher getrennt vom Vorführbereich bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Umweltfilmabend organisieren?
- Beginne etwa vier Wochen vor dem Termin mit Raum, Filmauswahl und Filmrechten. Einladungen können drei Wochen vorher verschickt werden; die Anmeldefrist sollte ungefähr fünf bis sieben Tage vor dem Abend enden.
- Wie lange vorher muss man die Technik für einen Filmabend testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für den Aufbau ein. Spiele Bild und Ton aus jeder vorgesehenen Videodatei mindestens einige Minuten ab.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Umweltfilmabend?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, einschließlich Wasser. Für einen dreistündigen Abend solltest du die weiteren Mengen anhand der Anmeldungen und des geplanten Caterings kalkulieren.
- Wann sollte man Getränke und Catering vorbereiten?
- Kühle Getränke mindestens zwei Stunden vor Einlass. Bereite das Catering so vor, dass Buffet, Servierschalen und Zangen spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen, ohne den Technikaufbau zu behindern.
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