Milieucongres organiseren: checklist en planning

Een milieucongres vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet sprekers, techniek, registratie, catering en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Plan eerst de locatie, het programma en de hoofdpersonen; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en presentaties. In de laatste week draait alles om controleren: dieetwensen, parkeerinformatie, naamkaartjes, apparatuur en het draaiboek. Met deze checklist houd je de 62 taken en 47 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Dagvoorzitter vastleggen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Aanmeldformulier instellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Sprekersinformatie verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie controleren
Programma publiceren
Naamkaartjes maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Draaiboek afdrukken

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Beamer en scherm opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Registratiebalie inrichten
2 personen
Infostands inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Panelgesprek ondersteunen
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Restanten afvoeren
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties nasturen
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Congrestafelsaantal 20
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podium
Statafelsaantal 8
Infostandtafelsaantal 10

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Wifi-hotspot
Geluidsboxenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Programmafoldersaantal 130
Pijlbordenaantal 12
Infostandbannersaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Plantenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sprekers vroeg vast. Vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op, zodat je bestanden, beeldverhouding en aansluitingen nog kunt controleren.
Plan de registratie niet als losse tafel in de zaal. Zet minimaal één registratietafel klaar met deelnemerslijst, naamkaartjes en een duidelijke looproute naar de congresruimte.
Test beeld en geluid vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Controleer beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, presentatieklikker, HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen samen met de technicus.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal aan de cateraar door op een afgesproken termijn. Tel naast lunch ook koffie, waterglazen en servies voor pauzemomenten.
Druk het draaiboek en de deelnemerslijst uiterlijk de dag vóór het congres af. Open op de congresdag vroeg genoeg om zaalopstelling, podium, tafels, wifi en alle presentaties nog één keer te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een milieucongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode kun je de locatie reserveren, het programma vastleggen, sprekers bevestigen en uitnodigingen versturen; plan de technische eindcontrole in de laatste week.
Wanneer moet ik sprekers voor een milieucongres benaderen?: Benader sprekers zodra de datum en het inhoudelijke programma voorlopig vaststaan, meestal 10 tot 12 weken vooraf. Vraag hun definitieve bevestiging en presentatie uiterlijk 7 dagen voor het congres op.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een milieucongres?: Reken minimaal op één microfoon voor de dagvoorzitter en één per gelijktijdige spreker of panelist. Voor een panel met vier sprekers zijn dus meestal vijf microfoons praktisch, inclusief een exemplaar voor vragen uit de zaal.
Wanneer moet ik het aantal deelnemers en dieetwensen doorgeven aan de catering?: Maak 5 tot 7 dagen vooraf een eerste definitieve telling en geef wijzigingen daarna dagelijks door. Controleer op de congresdag nog één keer het aantal aanwezigen en de gemarkeerde dieetwensen bij de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.