Umweltkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Raum, Catering und Technik nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Kläre diese drei Punkte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress, damit Datum, Kapazität und Ausstattung zusammenpassen.
• Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin an. Prüfe die Dateien auf Format, Seitenverhältnis und benötigte Anschlüsse, statt am Veranstaltungstag mit unbekannten Laptops oder HDMI-Kabeln zu improvisieren.
• Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Kongress für die finale Planung ab. Drucke danach Teilnehmerliste und Namensschilder und übergib die erfassten Ernährungswünsche direkt an das Catering.
• Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch und mindestens eine betreuende Person für je 50 erwartete Teilnehmer ein. Lege Namensschilder, Teilnehmerliste und Programm dort mindestens 30 Minuten vor Einlass bereit.
• Öffne den Veranstaltungsort 2 bis 3 Stunden vorher. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Präsentationsklicker und WLAN und kontrolliere anschließend Bestuhlung, Bühne sowie die Tische für Catering und Infostände.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Umweltkongress organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Raum, Referenten, Catering und Technik sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.

Wann sollte ich die Einladungen für einen Umweltkongress verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Setze den Anmeldeschluss auf 3 bis 5 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringzahlen rechtzeitig fertig werden.

Wie viele Mikrofone braucht ein Umweltkongress?

Plane mindestens ein Mikrofon für die Moderation und ein weiteres für Referenten oder Fragen aus dem Publikum ein. Bei Podiumsgesprächen solltest du pro gleichzeitig sprechender Person ein Mikrofon vorsehen und die Funkmikrofone 2 bis 3 Stunden vorher testen.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen. Speichere die finalen Dateien zusätzlich auf einem Ersatzlaptop oder Datenträger.

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